W tej części cyklu poświęconego ustawie o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (dalej jako „ustawa sektorowa”) omówione zostaną zmiany w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917, ze zm., dalej jako „KP”).
| art. 221 otrzymuje brzmienie:
„Art. 221. § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: 1) imię (imiona) i nazwisko; 2) datę urodzenia; 3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; 4) wykształcenie; 5) kwalifikacje zawodowe; 6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia. § 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. § 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: 1) adres zamieszkania; 2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; 3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; 4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; 5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. § 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. § 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.” |
Nowelizacja Kodeksu pracy modyfikuje kategorię danych osobowych, które mogą być pozyskiwane przez pracodawcę w związku z postępowaniem rekrutacyjnym prowadzonym przed nawiązaniem stosunku pracy. Z podstawowego katalogu danych, które pracodawca może pozyskać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie usunięto imiona rodziców, natomiast miejsce zamieszkania zamieniono na dane kontaktowe podane przez kandydata, mając na uwadze przede wszystkim względy praktyczne. Ponadto dodano kategorię: „kwalifikacje zawodowe”. Jednocześnie wprowadzono ograniczenie, zgodnie z którym dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia można zbierać tylko wtedy, gdy wymaga tego stanowisko. W praktyce nie każdy stosunek pracy uzasadnia gromadzenie informacji dotyczących wcześniejszego doświadczenia (przykładowo: proste prace fizyczne).
Jednocześnie w uzasadnieniu do ustawy sektorowej wyraźnie podkreślono, że omawiana norma prawna nie zwalnia pracodawców od konieczności oceny, czy wszystkie zgromadzone dane konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie określonej osoby. Pracodawca w dalszym ciągu na podstawie art. 5 ust. 1 lit. c RODO zobowiązany jest przestrzegać zasady minimalizmu przetwarzania danych.
Do katalogu danych pracownika, które mogą być przetwarzane przez pracodawcę dodano dane o miejscu zamieszkania oraz o wykształceniu oraz przebiegu zatrudnienia, jeżeli informacji tych nie trzeba było pozyskiwać na etapie zatrudnienia, a także serii i numeru dowodu osobistego, jeżeli osobie nie nadano numeru PESEL.
| po art. 221 dodaje się art. 221a i art. 221b w brzmieniu:
„Art. 221a. § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.7)), zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”. § 2. Brak zgody, o której mowa w § 1, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy § 3. Przetwarzanie, o którym mowa w § 1, dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Art. 221b. § 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Przepis art. 221a § 2 stosuje się odpowiednio. § 2. Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. § 3. Do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.” |
Sporo wątpliwości budziła w praktyce dopuszczalność oraz zakres przetwarzania danych kandydata do pracy lub pracownika na podstawie zgody wyrażonej przez te osoby. Wskazywano na nierówność stron stosunku pracy i duże ryzyko pobierania za zgodą nadmiarowych danych.
Zacytowany art. 22 1a KP reguluje zasady przetwarzania przez pracodawcę tzw. zwykłych danych osobowych kandydata lub pracownika na podstawie ich zgody. Pracodawca może przetwarzać takie dane, zarówno z inicjatywy powyższych osób, jak i własnej, jednak należy pamiętać, że dane te muszą być niezbędne dla pracodawcy. Jednocześnie ustawodawca wprost wyłączył możliwość przetwarzania danych, o których mowa w art. 10 RODO, tj. danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, na podstawie zgody.
Art. 22 1b KP reguluje zasady przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, tj. danych o których mowa w art. 9 RODO. Są to dane ujawniające informacje dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz dane genetyczne, dane biometryczne przetwarzane w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej oraz dane dotyczące zdrowia, seksualności oraz orientacji seksualnej osoby. Takie dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w przypadku, gdy kandydat lub pracownik podają je z własnej woli, najczęściej motywowani zwiększeniem swoich szans na zatrudnienie. Kluczowym jest, że pracodawca nie może wymagać od kandydata oraz pracownika wyrażenia zgody na udostępnienie powyższych danych. Wyjątkowo dane wrażliwe będą mogły być przetwarzane przez pracodawcę gdy przepis prawa będzie przewidywać wprost obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika.
Dodatkowo, ustawodawca mając na uwadze wyjątkową troskę o przetwarzanie danych wrażliwych kandydatów oraz pracowników przez pracodawcę wprowadził dodatkowy wymóg aby pracownik dopuszczony przez pracodawcę do przetwarzania danych wrażliwych innych pracowników, czy kandydatów do pracy posiadał do tego pisemne upoważnienie i został obowiązany do zachowania tajemnicy.
Mówiąc o zgodzie jako podstawie przetwarzania danych osobowych, należy zapewnić zgodnie z RODO aby zgoda spełniała wszystkie wymogi, tzn. była dobrowolna, jednoznaczna, świadoma oraz konkretna, a także aby należycie spełniono obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO.
| w art. 222:
a) po § 1 dodaje się § 11 w brzmieniu: „§ 11. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.”, b) § 2 otrzymuje brzmienie: „§ 2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.”, c) § 10 otrzymuje brzmienie: „§ 10. Przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia 2016/679.”;
|
W ustawie zaproponowano regulację wyłączającą całkowicie możliwość monitorowania pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej. W uzasadnieniu do projektu ustawy sektorowej jako cel nowelizacji wskazano wyeliminowanie prawdopodobieństwa naruszenia zasady wolności i niezależności związków zawodowych.
Doprecyzowano również, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga dodatkowo – oprócz wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 222 § 2 zd. 1 KP, uzyskania przez pracodawcę uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli
u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. W uzasadnieniu do projektu ustawy czytamy, że prawodawca wprowadzając analizowaną zmianę, kierował się ochroną prywatności pracowników, a jednocześnie tym, aby pracodawca zyskał możliwość przekonania pracowników (w tym związków zawodowych) do stosowania monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, gdy przemawiają za tym potrzeby pracodawcy (oraz gdy nie naruszy to godności i innych dóbr osobistych pracowników).
| w art. 229:
a) w § 11 pkt 2 otrzymuje brzmienie: „2) przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.”, b) po § 12 dodaje się § 13 w brzmieniu: „§ 13. Pracodawca żąda od osoby, o której mowa w § 11 pkt 2 oraz w § 12, aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia.”, c) § 7 otrzymuje brzmienie: „§ 7. Pracodawca przechowuje orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich, o których mowa w § 1, 2 i 5, orzeczenia i skierowania uzyskane na podstawie § 13 oraz skierowania, o których mowa w § 4a.”, d) po § 7 dodaje się § 71 w brzmieniu: „§ 71. W przypadku stwierdzenia, że warunki określone w skierowaniu, o którym mowa w § 13, nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, pracodawca zwraca osobie przyjmowanej do pracy to skierowanie oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku tego skierowania.”. |
Dodatkowo w art. 229 KP wprowadzono zmiany redakcyjne oraz doprecyzowujące zakres orzeczeń lekarskich, których może żądać pracodawca oraz tryb zwrotu orzeczeń.
Podsumowanie
W Kodeksie pracy:
- zmieniono podstawowy katalog danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy oraz pracownika;
- uregulowano kwestię przetwarzania danych zwykłych oraz wrażliwych kandydata do pracy oraz pracownika na podstawie wyrażonej przez nich zgody;
- wykluczono monitoring pomieszczeń udostępnianych organizacji związkowej, natomiast przy monitoringu pomieszczeń sanitarnych wprowadzono dodatkowy wymóg uzyskania zgody organizacji związkowej na taki monitoring, a w przypadku jej braku zgody przedstawicieli pracowników.
Powyższe zmiany zasługują na aprobatę, w szczególności doprecyzowanie, że dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa, nie mogą być przetwarzane na podstawie zgody kandydata lub pracownika. Tym samym ustawa sektorowa jednoznacznie przesądza o braku legalności częstej praktyki, polegającej na wymaganiu od kandydatów do pracy ich „zgody” na przetwarzanie danych dotyczących niekaralności, pomimo braku podstawy ustawowej do gromadzenia takich danych.
