W tej części cyklu poświęconego ustawie o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 omówione zostaną zmiany w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
W art. 8 po ust. 1 dodaje się ust. 1a–1d w brzmieniu:
1a. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFSS) przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu., przy czym ustawodawca pominął dotychczas całkowicie związaną z tym kwestię przetwarzania danych osobowych.
Co oczywiste weryfikacja sytuacji socjalnej uprawnionego nie jest możliwa bez przetwarzania danych osobowych. Zmiany w ustawie o ZFŚS wprost zakładają, że są one pozyskiwane przez pracodawcę w niezbędnym zakresie. Możliwe jest także żądanie przedstawienia stosownych dokumentów, w szczególności oświadczeń i zaświadczeń. Aktualne na gruncie tych przepisów pozostaje stanowisko GIODO (obecnie Prezes UODO), zgodnie z którym konieczność weryfikacji sytuacji materialnej osoby ubiegającej się o środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych może być dokonana w inny sposób, niż pozyskiwanie przez pracodawcę np. kopii zeznania podatkowego (PIT), osoby będącej członkiem rodzinny pracownika. Przedstawienie takiego dokumentu jedynie do wglądu pracodawcy będzie w celu dokonania takiej weryfikacji w pełni wystarczające (https://www.giodo.gov.pl/318/id_art/4764/j/pl).
1b. Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 późn. zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
Sporo wątpliwości budziło przetwarzanie na potrzeby funkcjonowania ZFŚS tzw. danych wrażliwych (w szczególności danych o stanie zdrowia). W konsekwencji praktyką części administratorów było pozyskiwanie dodatkowych zgód na przetwarzanie danych zawartych we wnioskach. Ustawodawca wskazał, iż przetwarzanie takich danych jest dopuszczalne, jednak wyłącznie przez osoby posiadające pisemne upoważnienie i obowiązane do zachowania tajemnicy.
Wydaje się, że regulacja ta powinna objąć również inne dane sensytywne (a nie tylko dotyczące zdrowia), które mogą pojawić się (i w praktyce często się pojawiają) w treści wniosków, co ostatecznie wyeliminowałoby wątpliwości związane przetwarzaniem takich informacji. Wydaje się, że przetwarzania także innych danych świadomy był sam ustawodawca, gdy w uzasadnieniu do projektu wskazał: „mając na względzie specjalny charakter danych osobowych obejmujących informacje o sytuacji prywatnej osób uprawnionych, niezbędnych w celu przyznania i ustalenia wysokości usług i świadczeń socjalnych (w szczególności danych o sytuacji zdrowotnej), proponuje się, aby do przetwarzania tych danych były uprawnione wyłącznie osoby upoważnione przez pracodawcę”.
Prawodawca zdecydował się na doprecyzowanie w ustawie wynikających z art. 5 RODO zasady ograniczenie przechowywania, ściśle związanej tu również z zasadą ograniczenia celu. Pracodawca przetwarza zatem pozyskane dane jedynie przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Dodatkowym ograniczeniem jest obowiązek dokonywania regularnych przeglądów takich informacji (nie rzadziej niż raz w roku).
W art. 8 ust. 2 otrzymuje brzmienie:
„2. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1–1b, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.”
Zmiany wprowadzane do art. 8 ust. 2 ustawy mają bardzo wąski zakres, dodano bowiem jedynie wzmiankę o ust. 1a i 1b jako koniecznych do uwzględnienia w kontekście zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu.
Podsumowanie
W ustawie o ZFŚS:
- określono, iż udostępnienie danych pracodawcy odbywa się w formie oświadczenia, ale zastrzeżono możliwość żądania udokumentowania tych danych;
- wyznaczono okres przetwarzania danych;
- uregulowano kwestie przetwarzania danych dotyczących zdrowia.
Powyższe zmiany zasługują na aprobatę, w zakresie, w jakim uwzględniają niezbędność przetwarzania danych osobowych (w tym dotyczących zdrowia) na potrzeby funkcjonowania Funduszu, a także doprecyzowują kwestię okresu ich przechowywania i konieczność dokonywania regularnych przeglądów. Wydaje się, że ustawodawca nie wykorzystał jednak w pełni okazji, by ostatecznie rozwiać wszystkie wątpliwości związane m.in. z pozostałymi danymi szczególnych kategorii, które wnioskodawcy mogą z własnej inicjatywy zdecydować się uwzględnić w treści wniosków, a także przetwarzania danych osób związanych z uprawnionym, w przypadkach, w których informacje te istotnie wpływają na jego sytuację socjalną.
