Jak podaje UODO w swoim najnowszym newsletterze, zawiadomienie dotyczące IOD lub jego zastępcy może mieć wyłącznie formę elektroniczną. W przeciwnym wypadku jest ono bezskuteczne.
W terminie 14 dni od powołania inspektora danych osobowych, podmiot który go wyznaczył ma obowiązek zawiadomić Prezesa UODO. Tryb powiadomienia określa art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych Jedynym prawidłowym środkiem powiadomienia jest przesłanie zawiadomienia w postaci elektronicznej opatrzonej elektronicznym podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym ePUAP przez osobę upoważnioną do reprezentowania administratora.
Jeżeli zawiadomienie jest składane przez pełnomocnika, to w tym przypadku należy załączyć pełnomocnictwo w formie elektronicznej oraz opłatę skarbową od pełnomocnictwa (chyba że przepisy zwalniają od jej uiszczenia).
Ta procedura znajduje zastosowanie w przypadku powiadomień o zmianie IOD, odwołaniu IOD, zmianie zgłaszanych danych.
Odpowiednie formularze można znaleźć na stronie UODO. Pamiętać należy, że administratorzy wyznaczający IOD/zastępcę IOD na podstawie RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych powinni bowiem skorzystać z formularzy oznaczonych jako RODO, natomiast administratorzy wyznaczający IOD/zastępcę IOD na podstawie ustawy o ochronie danych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, powinni skorzystać z formularzy DODO.
Jednocześnie trzeba zauważyć, że jest to koleje przypomnienie przez UODO o formie w jakiej należy składać zawiadomienie. Mimo, że upłynęło już 4 lata od wejścia RODO to wedle UODO wciąż zdarzają się przypadki, w których forma powiadomienia jest niewłaściwa.
Posłuchaj podcastu Omni Modo o tematyce IOD klikając TUTAJ
