Fiński organ nadzoru (Tietosuojavaltuutetun toimisto) nałożył administracyjną karę pieniężną na spółkę Suomen Yritysrekisteri (administrator), gdyż firma nie spełniła żądań osób, które zgodnie z przepisami o ochronie danych poprosiły o udostępnienie nagrań rozmów telefonicznych.
Kontekst
Spółka stała się przedmiotem kontroli organu nadzoru, na skutek wielu skarg składanych w latach 2019-2022. Kilka osób prowadzących działalność gospodarczą złożyło skargę na administratora, gdyż otrzymali fakturę od spółki po rozmowie telefonicznej z konsultantem tej firmy. Zażądali zatem wydania im nagrania rozmowy. Przedsiębiorstwo dostarczyło tym osobom pisemne podsumowanie rozmowy telefonicznej, jednak według skarżących nie odzwierciedlały one zawartości samej rozmowy.
Kopia danych musi być kompletna
Fiński organ nadzoru w swojej decyzji zaznaczył, że dostarczone przez firmę podsumowanie nie może być uznane za odpowiednią kopię rozmowy zgodnie z postanowieniami RODO. Administrator ma obowiązek spełnić prawo dostępu z art. 15 RODO, przysługujące osobie, której dane dotyczą, poprzez dostarczenie kopii przetwarzanych przez nią danych osobowych. Taka kopia może być dostarczona w innym formacie niż oryginał, o ile jest kompletna i zawiera wszystkie wymagane informacje. Już w 2022 roku organ nadzoru instruował administratora, że kopia danych musi odzwierciedlać przebieg rozmowy.
Na wysokość kary wpłynął również fakt, że spółka nie zastosowała się do wcześniejszego polecenia organu nadzoru. W marcu 2021 roku wskazano, że oferowanie możliwości odsłuchania rozmowy nie może być jedyną formą realizacji prawa dostępu i nakazano firmie skorygowanie swoich praktyk. Pomimo tego nakazu spółka nie wdrożyła innego sposobu dostarczania nagrań.
Przedsiębiorco słuchaj organu
Jak widać dobra współpraca z organem nadzoru, czy to polskim, czy zagranicznym, pozwoli uniknąć nadmiernych kar.
Rzetelna realizacja prawa do uzyskania kopii danych nie może być jedynie częściowo spełniona. Kopia w przypadku nagrań rozmów, nie musi stanowić samego nagrania, równie dobrze może być to np. stenogram rozmowy – ale musi być kompletna. W powyższej sprawie spółka być może starała się uniknąć przedstawienia kopii nagrań w kontekście sporu o zasadność wystawianych faktur. Na szczęście – nieskutecznie.
