Art. 15 RODO oprócz wyrażenia prawa dostępu do danych osobowych, osoby której dane dotyczą, w ust. 3 tego przepisu przewiduje prawo do otrzymania kopii danych osobowych. W opinii z 15 grudnia 2022 r. rzecznik generalny TSUE wyjaśnił szerzej to zagadnienie.
Tło
Pewna austriacka spółka otrzymała żądanie przesłania w standardowym formacie kopii danych osobowych . Spółka przesłała część danych osobowych: tabelę z podziałem na imię, nazwisko, datę urodzenia, ulicę, kod pocztowy i miejsce zamieszkania oraz oświadczenie podsumowujące funkcje korporacyjne i uprawnienia do reprezentacji. Jednak takie dokumenty jak maile czy wycinki z baz danych nie zostały dostarczone. Skarżący stwierdził, że żądanie nie zostało wykonane w pełni i złożył skargę do austriackiego organu nadzorczego. Organ odrzucił skargę, nie znajdując błędów w wykonaniu prawa do otrzymania kopii. Sprawa następnie trafiła do sądu, który zadał pytanie prejudycjalne do TSUE . W trakcie postępowania rzecznik generalny TSUE wydał opinię(nie jest ona wiążąca dla Trybunału, ale często wnioski rzecznika są uwzględniane w orzeczeniach), która przedstawiła, jak wygląda prawo do otrzymania kopii danych osobowych.
Wykładnia językowa
W pierwszej części swojej opinii rzecznik generalny zajął się analizą art. 15 ust. 3 RODO, który stanowi:
„Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu (…)”
Pierwszym elementem analizy tego przepisu było wyjaśnienie pojęcia kopii. Wedle rzecznika kopia w obecnym użyciu tego słowa oznacza wierną reprodukcję oryginału. Jednocześnie jest to kopia danych osobowych, czyli każdej informacji dotyczącej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania żyjącej osoby fizycznej. Jednocześnie rzecznik podkreśla, że nowe informacje powstałe na bazie danych osobowych, są również danymi osobowymi, jeżeli powiązane są z zidentyfikowaną lub możliwą do zidentyfikowania osobą.
Wyrażenie „podlegających przetwarzaniu” powiązane jest z pojęciem przetwarzania zdefiniowanym w art. 4 pkt. 2 RODO. Zgodnie z tym przepisem gromadzenie, przeglądanie, ujawnianie poprzez przesłanie lub udostępnianie w inny sposób danych osobowych stanowi „przetwarzanie”. Rzecznik zwraca uwagę na to, że pojęcie przetwarzania musi być rozumiane szeroko.
Ta analiza pozwala na stwierdzenie, że „kopia danych osobowych” powinna stanowić wierne odtworzenie tych danych. Różnorodność rodzajów danych, które mogą być przetwarzane, oznacza , że kopie tych danych mogą mieć różne formaty, takie jak papier, nagranie audio lub wideo, elektroniczna lub inne formaty. Istotne jest, aby kopia tych danych była wierna i pozwalała osobie, której dane dotyczą, mieć pełną wiedzę o wszystkich danych podlegających przetwarzaniu.
Podsumowując tę część analizy rzecznik generalny zwraca uwagę na to, że sama wykładnia językowa przepisu, nie wystarcza, aby w pełni go zrozumieć, wymagane jest również wzięcie pod uwagę kontekstu.
Kontekst przepisu
Analizując wskazany przepis, nie wolno zapomnieć, że ust. 3 stanowi część art. 15 RODO. Art. 15 ust. 1 RODO przewiduje prawo osoby, której dane dotyczą, do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, prawo dostępu do tych danych oraz do informacji określonych w lit. a)–h). Przepis ten daje zatem konkretny wyraz prawu dostępu do danych osobowych i związanych z nimi informacji, precyzyjnie określając przedmiot prawa dostępu i zakres zastosowania. Ust. 3 tego przepisu uszczegóławia natomiast sposób wykonywania tego prawa, określając w szczególności formę, w jakiej administrator ma obowiązek udostępnić osobie, której dane dotyczą, tj. powiedzmy w formie kopii, a zatem wiernego odtworzenia danych.
Jak realizować prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą?
Rzecznik podkreśla, że prawo do otrzymania kopii nie jest prawem autonomicznym, art. 15 ust. 3 należy interpretować w odniesieniu do całości RODO, szczególnie art. 4 pkt. 1 i 2 oraz zwłaszcza art. 12 ust. 1. Oznacza to, że osoba do której przesyłamy kopię jej danych, musi być w stanie zrozumieć, co oznaczają informacje przesłane do niej.
Wnioski rzecznika
Rzecznik na końcu swojej opinii przedstawił w całości pojęcie kopii w kontekście art. 15 ust. 3:
„pojęcie „kopii”, o którym mowa w tym przepisie, należy rozumieć jako wierne odtworzenie w zrozumiałej formie danych osobowych żądanych przez osobę, której dane dotyczą, w materialnej i trwałej formie, które umożliwią tej osobie skuteczne wykonywanie jej prawa do dostępu do swoich danych osobowych z pełną wiedzą o wszystkich swoich danych osobowych, które podlegają przetwarzaniu – w tym wszelkich innych danych, które mogą powstać w wyniku przetwarzania, jeżeli one również podlegają przetwarzaniu – aby móc zweryfikować ich rzetelności i umożliwienia jej upewnienia się co do rzetelności i zgodności z prawem przetwarzania, aby móc, w stosownych przypadkach, wykonywać dalsze prawa przyznane jej na mocy RODO; dokładna forma kopii zależy od konkretnych okoliczności każdej sprawy, a w szczególności od rodzaju danych osobowych, do których dostępu się żąda, oraz potrzeb osoby, której dane dotyczą;”
Ponadto stwierdził, że przepis nie przyznaje osobie, której dane dotyczą, ogólnego prawa do uzyskania częściowej lub pełnej kopii dokumentu zawierającego jej dane osobowe, a jeżeli jej dane osobowe są przetwarzane w bazie danych, wyciągu z tej bazy. Jednakże przepis nie wyklucza przesłanie osobie, której dane dotyczą części dokumentów lub całych dokumentów, lub wyciągów z baz danych, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia pełnej zrozumiałości danych osobowych podlegających przetwarzaniu, w odniesieniu do których żąda się dostępu.
Co to oznacza?
Stanowisko rzecznika generalnego wskazuje, że gdy administrator otrzyma żądanie z art. 15 ust. 3 RODO, to po jego stronie będzie wybór czy spełni go poprzez przesłanie kopii lub poprzez inny odpowiedni środek. Oczywiście administrator będzie musiał przy tym uwzględnić okoliczności sprawy.
Link do opinii rzecznika generalnego TSUE w języku angielskim:
🎵 Posłuchaj podcastu z cyklu #RODOłamacz
W 28 odcinku pod tytułem: ” Jak przystępnie udostępniać – czyli prawo dostępu do danych”, prowadzący r. pr. Tomasz Osiej i dr r. pr. Michał Czarnecki, opowiedzą o najnowszych wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych dotyczących prawa dostępu do danych.
Aby posłuchać wystarczy kliknąć TUTAJ
