Inspektor Ochrony Danych – kiedy obowiązek, a kiedy świadomy wybór?

W dobie rosnącej roli ochrony danych osobowych w funkcjonowaniu każdej organizacji, wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych (IOD) staje się nie tylko – w wielu przypadkach – obowiązkiem wynikającym z przepisów, ale przede wszystkim dobrym krokiem w stronę zwiększenia bezpieczeństwa danych, przejrzystości ich przetwarzania oraz zwiększenia zaufania klientów. Niestety, wciąż zdarzają się administratorzy lub podmioty przetwarzające, którzy nie dostrzegają wszystkich korzyści związanych z wyznaczeniem IOD w organizacji, często obawiając się np. dodatkowych formalności z tym związanych. Tymczasem, IOD może być nieocenionym wsparciem w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Dlaczego warto wyznaczyć IOD? Odpowiadamy na to pytanie w naszym artykule.

Kim jest IOD?

IOD to osoba wyznaczona przez organizację, która ogólnie mówiąc wspiera ją w zapewnieniu zgodności z RODO. Co do zasady, na IOD powinna zostać wyznaczona osoba, która posiada odpowiednią wiedzę fachową w zakresie ochrony danych osobowych. Są różne modele funkcjonowania IOD. Może to być pracownik administratora lub osoba spoza organizacji. Często rolę tę powierza się osobie z wyspecjalizowanych w tym zakresie firm doradczych. IOD, choć sam nie powinien posiadać kompetencji władczych, tj. nie powinien realizować zadań administratora, zapewnia niezbędne wsparcie merytoryczne, dzięki któremu organizacja ma większą pewność co do zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.

Jak status posiada IOD w organizacji?

IOD powinien dysponować fachową wiedzą w zakresie ochrony danych osobowych. Wiedza ta powinna być adekwatna do pełnionych przez niego zadań oraz rozmiarów organizacji.  Można założyć, że im bardziej masowe i złożone są procesy przetwarzania danych u administratora, tym wyższe kwalifikacje powinna posiadać taka osoba. Jest to o tyle ważne, że IOD posiada niezależność w zakresie wykonywania swoich zadań – nie powinien on bowiem otrzymywać od organizacji instrukcji dotyczących wykonywanych zadań. IOD musi być również włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych. Co istotne, ważnym aspektem funkcjonowania IOD jest zapewnienie, aby mógł on wykonywać swoje czynności w taki sposób, aby unikać konfliktu interesów. Taki konflikt mógłby powstać np. w sytuacji, gdyby organizacja powierzyła IOD wykonywanie zadań, które związane są z określaniem celów i sposobów przetwarzania danych osobowych.

Jakie zadania realizuje IOD?

Co do zasady, zadania IOD zostały określone w RODO. Wśród nich można wskazać m.in. informowanie i doradzanie organizacji w zakresie obowiązków wynikających z RODO, monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych oraz polityk administratora, wsparcie organizacji w zakresie przeprowadzenia DPIA, czy też współpraca z organem nadzorczym. W praktyce, zakres zadań, które może realizować IOD rodzi pewne wątpliwości. W świetle stanowisk prezentowanych przez polski organ nadzorczy, rola IOD sprowadza się przede wszystkim do realizowania czynności opiniodawczo-doradczych. Na przykład, w opublikowanym przez regulatora poradniku dotyczącym naruszeń ochrony danych, organ nadzorczy wskazuje, że w zakresie obsługi takich naruszeń IOD powinien:

• pomagać w zapobieganiu naruszeniom, poprzez działalność szkoleniową i udzielanie zaleceń;
• udzielać wskazówek dotyczących reagowania na naruszenie;
• doradzać w zakresie prowadzenia dokumentacji. IOD może również opiniować oceny ryzyka i brać udział w dokumentacji incydentów;
• przekazywać dodatkowe informacje o naruszeniu organowi nadzorczemu i osobom, których dane dotyczą.

Czy trzeba wyznaczyć IOD?

Co do zasady, nie ma obowiązku wyznaczenia IOD. Regułą jest bowiem fakultatywność jego  wyznaczenia. Od tej reguły istnieją jednak trzy wyjątki. Zgodnie z RODO, do wyznaczenia IOD zobowiązane są:

• organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości;
• administrator lub podmiot przetwarzający, którego główna działalność polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;
• administrator lub podmiot przetwarzający, którego główna działalność polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych (…) oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa (…).

Jeśli administrator lub podmiot przetwarzający należy do jednej z tych trzech kategorii, jest zobowiązany wyznaczyć IOD oraz odpowiednio powiadomić o tym fakcie organ nadzorczy. Niewyznaczenie IOD w takim przypadku będzie wówczas naruszeniem przepisów RODO, które może zakończyć się nawet karą pieniężną.

Czy warto wyznaczyć IOD?

Organizacje, które nie mają obowiązku wyznaczenia IOD często zadają sobie pytanie, czy warto to zrobić. Alternatywą jest np. zatrudnienie w dziale prawnym eksperta od RODO lub skorzystanie z zewnętrznych konsultantów bez formalizowania ich roli jako IOD. Takie rozwiązanie ma pewne korzyści, niemniej warto jednak zwrócić uwagę, że formalne wyznaczenie IOD i odpowiednie wdrożenie go w organizacji ma liczne zalety, do których można zaliczyć:

• ustanowienie profesjonalnego IOD co do zasady gwarantuje pewność eksperckiego doradztwa na wysokim poziomie. Dla IOD ochrona danych jest priorytetem a nie pobocznym zajęciem, w związku z czym dedykowany IOD może oferować dużo wyższy standard niż osoba zajmująca się ochroną danych „przy okazji”.
• instytucja IOD jest powszechnie rozpoznawalna. Posiadanie IOD jest wyraźnym sygnałem tego, że administrator przykłada dużą wagę do ochrony danych osobowych,
• w organie nadzorczym funkcjonuje komórka dedykowana do wsparcia IOD, dzięki czemu ma on możliwość sprawniejszego kontaktu z regulatorem. Ponadto organ nadzorczy często organizuje różne aktywności adresowane właśnie do IOD,
• wyznaczenie IOD jest wyrazem staranności, co może mieć znaczenie w przypadku interakcji z organem nadzorczym. Działanie IOD prawidłowo ustanowionego w organizacji może pomóc wykazać organizacji dbałość o ochronę danych osobowych,
• doświadczony i wyspecjalizowany IOD posiada szereg kompetencji miękkich i umiejętności praktycznych, charakterystycznych dla branży ochrony danych osobowych. Profesjonalny IOD może mieć większą znajomość przepisów, procedur i wytycznych niż osoba zajmująca się ochroną danych jako zajęciem pobocznym. W związku z czym, wsparcie świadczone przez IOD niewątpliwie może zapewniać dużo więcej korzyści dla organizacji.

Wyznaczać czy nie wyznaczać?

Wyznaczenie IOD wiąże się z pewnymi obciążeniami po stronie administratora. Trzeba jednak pamiętać, że posiadanie wykwalifikowanego IOD jest jedną z najlepszych metod podniesienia standardu ochrony danych w organizacji. IOD nie tylko pomaga osobom decyzyjnym w podejmowaniu odpowiednich decyzji, ale też podnosi świadomość wewnątrz organizacji, wpływa pozytywnie na kształt procedur i zdecydowanie ułatwia należyte wykonywanie obowiązków wynikających z RODO. W związku z tym, każdy administrator, który przykłada dużą wagę do stałego zwiększania bezpieczeństwa danych w swojej organizacji powinien co najmniej rozważyć wyznaczenie IOD.