Od dnia 1 stycznia 2019 r. obowiązuje rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.  Z uwagi na szeroki zakres zastosowania  (szacuje się, że zmiana obejmie 11 mln zatrudnionych[1]) oraz ogromne zainteresowanie podmiotów, których te zmiany dotyczą – projekt wywołał ożywioną dyskusję w środowisku pracodawców. W poniższym zestawieniu uwzględniono zmiany jakie wprowadził do rozporządzenia minister właściwy ds. pracy (w porozumieniu z ministrem właściwym ds. informatyzacji). Przewiduje on m.in. nieco inny niż dotychczas podział akt osobowych na części, a także umożliwia pracodawcom prowadzenie tych akt w formie elektronicznej.

Jak było do tej pory?

Do końca 2018 r. akta osobowe składały się z trzech części – A, B i C:

Część Czego dotyczy?
A etap ubiegania się o zatrudnienie
B etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia
C etap ustania stosunku pracy

 

Jak będzie od 1 stycznia 2019 r.?

              Po zmianach akta osobowe będą się składały z czterech części – A, B, C i D:

Część Czego dotyczy? Jakie dokumenty zawiera?
A etap ubiegania się o zatrudnienie ·       dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

·       skierowania na badania lekarskie

·       orzeczenia lekarskie po wstępnych, okresowych i kontrolnych badaniach lekarskich dotyczące poprzednich lub trwających okresów zatrudniania

B etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia ·       umowa o pracę

·       zakres obowiązków

·       oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy, informacją o warunkach zatrudnienia, informacją o ryzyku zawodowym, przepisami BHP oraz zasadami stosowania monitoringu przez pracodawcę (np. monitoringu wizyjnego i monitoringu poczty elektronicznej)

·       zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP

·       wypowiedzenie warunków pracy lub płacy albo porozumienie w tym zakresie

·       dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej pracownika

·       dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji przez pracownika (certyfikaty, dyplomy, zaświadczenia o odbytych kursach)

·       dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagród

·       dokumenty dot. urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego

·       skierowania na badania lekarskie: wstępne, okresowe i kontrolne, a także orzeczenia lekarskie wystawione po takich badaniach

·       umowa o zakazie konkurencji

·       upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

C etap ustania stosunku pracy

 

·       oświadczenie związane z rozwiązaniem umowy o pracę: wypowiedzenie albo porozumienie

·       wniosek o wydanie, sprostowanie lub uzupełnienie świadectwa pracy

·       kopia wydanego świadectwa pracy

·       umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy

·       potwierdzenie dokonania zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym

·       skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających

D wyodrębniona część dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, dla przykładu:

·       kara nagany

·       kara upomnienia

·       kara pieniężna

·       sprzeciw pracownika

·       notatka z wysłuchania pracownika

 

O czym należy pamiętać?

  1. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje.
  2. Każda część powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
  3. Dokumenty znajdujące się w części A, B i C można przechowywać w powiązanych z sobą tematycznie częściach, oznaczanych jako np. B1, B2, B3 itd., np. B1 – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, B2 – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, B3 – wnioski urlopowe. Każda z takich części powinna posiadać odrębną numerację i odrębny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Podział części A, B i C na części (np. B1, B2, B3 itd.) jest fakultatywny.
  4. Dokumenty znajdujące się w części D przechowuje się w częściach dotyczących poszczególnych kar, oznaczanych jako D1, D2, D3 itd. Każda z takich części powinna posiadać odrębną numerację i odrębny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. W przypadku usunięcia z akt osobowych dokumentu nakładającego daną karę numeracja oraz wykaz dokumentów w części dotyczącej tej kary ulegają zmianie. Podział części D na części D1, D2, D3 itd. jest obligatoryjny.

Akta osobowe w postaci elektronicznej – założenia

  1. Akta osobowe w postaci elektronicznej prowadzone są i przechowywane w systemie teleinformatycznym.
  2. System teleinformatyczny należycie zabezpiecza dokumentację przed uszkodzeniem, utratą lub nieuprawnionym dostępem.
  3. System umożliwia wydruk dokumentów, jak również wyszukiwanie poszczególnych plików na podstawie metadanych.
  4. Zmiany w dokumentach elektronicznych dokonywane są wyłącznie przez osoby uprawnione, działające w ramach spisanych procedur, i podlegają rejestracji.

Wzory pomocnicze

Na mocy uchylonego rozporządzenia  pracodawcy korzystali z wzorów pomocniczych chociażby kwestionariusza osobowego, co z kolei pozwalało ustalić zakres danych osobowych gromadzonych na etapie zatrudniania pracownika. Aktualnie obowiązujące rozporządzenie nie zawiera żadnych wzorów. Wzmiankę o nich możemy znaleźć jedynie w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia zgodnie z którą „niemające charakteru wiążącego, pomocnicze wzory (…) zostaną zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej”. Wzory takie zostały opublikowane 2 stycznia 2019 r.

Czy należy zmieniać wszystkie akta osobowe?

Na mocy § 20 rozporządzenia opisane wyżej zmiany dotyczą akt osobowych pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. Na stronach Ministerstwa znajduje się, wyjaśnienie opublikowane w dniu 11 grudnia 2018 r., zgodnie z którym „pracodawcy nie będą mieli obowiązku dostosowania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy ani też akt osobowych takich pracowników do wymogów nowego rozporządzenia (np. nie będą musieli przekładać z części B akt osobowych takich pracowników do nowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wniosków pracowników dotyczących ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy. Podobnie, nie będzie obowiązku przełożenia dokumentów związanych z wymierzeniem kary porządkowej (dotychczas gromadzonych w części B akt osobowych pracownika) do nowej części D akt osobowych”. Co istotnie, na podstawie § 21 rozporządzenia pozostawiono pracodawcom możliwość dostosowania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. – do wymogów nowego rozporządzenia.

 Podsumowanie

Nowe rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w samym sposobie prowadzenia akt osobowych w formie papierowej nie jest rewolucją, ponieważ dokumenty pracownicze nadal będą musiały być przechowywane w teczkach w porządku chronologicznym i numerowane, a każda część – poprzedzana spisem treści. Pamiętać tylko należy o konieczności wydzielenia części dotyczącej ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, o możliwości podzielenia części A, B i C na podczęści (co może  pozytywnie wpłynąć na przejrzystość dokumentacji zwłaszcza wtedy, gdy będzie ona obszerniejsza)  i o obowiązku dokonania takiego podziału w przypadku części D. Całkowitym novum jest zaś prawo pracodawcy do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Bez względu jednak na sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji powinien on zapewnić odpowiednią ochronę przetwarzanych przez siebie danych osobowych.

Aby dowiedzieć się więcej zapraszamy na szkolenie:  Dokumentacja pracownicza w 2019 r. w kontekście zmian w prawie pracy.

Dokumentacja pracownicza w 2019 roku w kontekście zmian w prawie pracy.

Joanna Czarnecka

[1] Wg danych GUS na dzień 31 grudnia 2017 r. zatrudnionych na umowę o pracę było w Polsce 11 108 908 pracowników.