Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) opublikował wywiad z przedstawicielką firmy badawczej, która z pozytywnym efektem przeszła weryfikację zgodności i przystąpiła do stosowania Kodeksu postępowania dla branży badawczej. Warto zapoznać się z tą wypowiedzią. Pokazuje ona bowiem, jak wyglądają proces przygotowania się do stosowania Kodeksu, jak również sam audyt. Jednocześnie, z wywiadu wynika, czemu kodeks postępowania nie powinien być traktowany jako zbędne, dodatkowe, obciążenie, zaś powinien być postrzegany jako wielka szansa dla organizacji, zarówno w kontekście relacji z respondentami, jak i klientami, którzy zlecają przeprowadzenie określonych badań rynku.
Pierwsza tego typu samoregulacja branży badawczej w Europie
Kodeks postępowania jest narzędziem samoregulacji branżowej, przy wsparciu organu nadzorczego. Kwestie tworzenia i zatwierdzania kodeksów uregulowane są wprost w przepisach RODO. Mogą one być tworzone przez organizacje zrzeszające określone kategorie administratorów lub podmiotów przetwarzających. Ich celem jest doprecyzowanie i ujednolicenie zasad przetwarzania danych w procesach charakterystycznych dla danej branży. Kodeksy nie mogą być skutecznie stosowane bez zatwierdzenia ich przez organ nadzorczy. Przystąpienie do stosowania kodeksu jest dobrowolne, niemniej niesie ono za sobą szereg korzyści, nie tylko w kontekście pewności stosowanych w nim rozwiązań, ale również w zakresie wsparcia niezależnego podmiotu monitorującego, który weryfikuje czy podmioty stosujące kodeks, postępują zgodnie z przewidzianymi w nim rozwiązaniami.
Do tej pory w Polsce zostały zatwierdzone trzy kodeksy postępowania, w tym dwa w branży medycznej i jeden w branży badawczej. Warto zwrócić uwagę, że ten ostatni, którego twórcą jest Organizacja Firm Badania Opinii Rynku (OFBOR), jest pierwszą tego typu regulacją branży badawczej w Europie. Nad stosowaniem tego kodeksu czuwa Omni Modo, jako niezależny podmiot monitorujący, akredytowany przez Prezesa UODO.
Korzyści ze stosowania kodeksu oczami podmiotu, który do niego przystąpił
Opublikowana przez UODO rozmowa z przedstawicielką firmy badawczej IQS, która jako pierwsza przeszła audyt zgodności z kodeksem i przystąpiła do jego stosowania, pokazuje jak wygląda cały proces z perspektywy agencji badawczej i jakie rzeczywiste korzyści mogą osiągnąć firmy, które postanowią przystąpić do stosowania kodeksu.
W wywiadzie podkreślone zostało, że kodeks przynosi wymierne korzyści wszystkim podmiotom uczestniczącym w procesach badawczych. Respondenci mają większą pewność ochrony swoich praw, m.in. poprzez ujednolicenie mechanizmów realizacji obowiązków informacyjnych. Firmy badawcze odnoszą korzyści z uporządkowania i weryfikacji procedur i praktyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych, zaś klienci agencji mają zapewniony wysoki standard bezpieczeństwa.
Niezmiernie istotny jest również – przewidziany w kodeksie – mechanizm niezależnego nadzoru nad stosowaniem jego postanowień, za który odpowiedzialny jest podmiot monitorujący (w przypadku kodeksu dla branży badawczej – Omni Modo). Dba on o weryfikację zgodności z kodeksem zarówno na etapie przystępowania do niego, jak również w toku jego późniejszego stosowania, m.in. poprzez realizację audytów okresowych i doraźnych. Podmiot ten posiada również określone instrumenty, w tym możliwość nakładania sankcji, umożliwiające faktyczną egzekucję stosowania zasad przewidzianych w kodeksie.
Jak wyglądają przygotowania do stosowania kodeksu i czemu warto do niego przystąpić?
Przedstawicielka IQS wskazała, że przygotowanie niezbędnych dokumentów i audyt przeprowadzony przez podmiot monitorujący zajęły łącznie tylko około półtora miesiąca. Dostosowywanie firmy do standardów odpowiadających kodeksowym było jednak dłuższym procesem. Przystąpienie do kodeksu wiąże się z dużym zaangażowaniem ze strony całej organizacji, niemniej nie należy patrzeć na to jak na kolejną biurokratyczną formalność, a raczej jak na okazję do zrobienia rachunku sumienia i uporządkowania organizacji z punktu widzenia procesów przetwarzania danych osobowych.
Wydaje się, że firmy z branży badawczej gotowe są na to wyzwanie. Chęć przystąpienia do kodeksu deklaruje większość firm zrzeszonych w ramach OFBOR. Do Kodeksu mogą też przystępować firmy nie zrzeszone w OFBOR. Kodeks daje taką możliwość, stawiając na szerokie stosowanie. Na koniec warto dodać, że 8 września br. kolejna firma badawcza (4P) została wpisana na listę podmiotów stosujących kodeks, po pozytywnym przejściu audytu zrealizowanego przez podmiot monitorujący (Omni Modo).
Pełna treść wywiadu:
https://nowybiuletyn.uodo.gov.pl/kodeks-dobrych-praktyk-to-nie-tylko-biurokracja-to-tez-szansa/
