Poniżej prezentujemy rozmowę, którą powracamy do tradycji wywiadów jakie przeprowadzaliśmy na łamach portalu. Tym razem postanowiliśmy zadać kilka pytań Compliance Officerowi (CO) jednej z większych Organizacji na rynku, posiadającej sieć placówek w całym kraju, na temat doświadczeń po wdrożeniu systemu ochrony sygnalistów. Chcieliśmy dowiedzieć się jak wygląda ochrona sygnalistów z punktu widzenia organizacji, która ukończyła wdrożenie. Jak wyglądały przygotowania do wdrożenia regulacji i co było największym wyzwaniem?
Obecnie trwają prace nad implementacją do polskich przepisów dyrektywy o sygnalistach, a niedawno zakończyły się konsultacje publiczne projektu ustawy. Dlatego jest to idealny moment by skorzystać z doświadczeń tych, którzy wdrożenie mają już za sobą.
Zapraszamy!
(Tomasz Osiej) Jesteście jednym z pierwszych pracodawców, którzy wprowadzili instytucję sygnalistów bazującą na nowych rozwiązaniach. Skąd pomysł by już wcześniej wprowadzić ten mechanizm? Czy była to chęć przygotowania się do tego co czekać ma nas po 17 grudnia br., czy też były inne powody?
(CO) Zdecydowanie chęć bycia „zgodnym” ze zbliżającymi się przepisami była jedną z przesłanek, ale również a może przede wszystkim chcieliśmy wcześniej wdrożyć taki kanał, ze względu na minimalizację ryzyka dla Organizacji. Lepiej jest reagować wewnętrznie na problemy, aby nie zostały eskalowane poza firmę, co zwiększa ryzyka. Chcieliśmy żeby nasza Organizacja było transparentnym i dobrym miejscem pracy – stąd kanał Sygnalistów był elementem większej całości tj. wdrożenia Systemu Zapewnienia Zgodności.
(TO) Co zaskoczyło Was przy okazji wdrażania? Co było największym wyzwaniem? Brak przepisów? Niepewność finalnych rozwiązań?
(CO) Na pewno „niepewność” finalnego kształtu polskiej ustawy nie pomagała, stąd pojawiły się obawy czy nie trzeba będzie wszystkiego finalnie zmieniać. Nie mniej jednak wybierając zaufanego Partnera biznesowego, upewniliśmy się, że idziemy w słusznym kierunku. Wyzwaniem jest zawsze komunikacja dostępności takiego kanału.
(TO) Jakie było podejście pracowników, ale też osób zarządzających do projektu? Czy te wyobrażenia pokryły się z rzeczywistością?
(CO) Mieliśmy pełne wsparcie Osób Zarządzających z inicjatywy których wdrożono ten kanał. Z kolei z wywiadów, szkoleń i zapytań ze strony Pracowników wyłoniło nam się różne podejście do takiego kanału zgłoszeń, ale dzięki szerzeniu wiedzy udało się przekazać prawdziwe oblicze i cel takiego kanału.
(TO) Jaki zakres zgłoszeń przyjęliście jako obowiązujący (czy tylko naruszenia prawa, czy też etyczne i inne wewnętrzne regulacje)?
(CO) Nasza Organizacja od samego początku inicjatywy myślała o szerszym zakresie niż wynikał z Dyrektywy, ale też szerszym niż obecny zakres polskiego projektu ustawy. Jest to dobra praktyka, lepsza niż wdrożenie tylko minimum ustawowego. Do kanału zgłoszeń dodaliśmy też np. obszar mobbingu, molestowania i nadużyć managerskich.
(TO) Jak przygotowywaliście pracowników na możliwość zgłaszania nieprawidłowości (szkolenia/mailing)?
(CO) Zdecydowanie Szkolenia i mailing, ale również stworzenie e-learningów, plakatów, wiedzy w pigułce a także realizacja filmu animowanego dla Pracowników- który w łatwy i prosty sposób „prezentuje” czym jest kanał Sygnalistów
(TO)Czy zgłoszeń można też dokonać anonimowo?
(CO) Zdecydowanie tak, co prawda przepisy wymagają poufności, ale jak wiadomo można iść o krok dalej tzn. pełna anonimowość czyli najwyższa forma poufności. Do tego właśnie celu dobrze jest wybrać zewnętrznego Partnera, który zapewni taką anonimowość.
(TO)Czy napływa dużo zgłoszeń (liczba ta spada, czy wzrasta?) i czego dotyczą? Co jest zaskakujące z Waszego punktu widzenia?
(CO) Liczba zgłoszeń powoli wzrasta, im bliżej terminu wejścia w życie polskiej ustawy. Spodziewamy się, iż po medialnych komunikatach będzie jeszcze większe zainteresowanie. Obszary zgłoszeń są różne- od podejrzeń naruszeń przepisów, wewnętrznych regulacji, czy też kwestie relacji pracowniczych.
(TO) Jeśli przyjęlibyśmy dzień dzisiejszy jako punkt zero, to ile czasu (szacunkowo) może zająć przygotowanie takiego systemu zgłaszania?
(CO) Przy założeniu wdrożenia kanału zgłoszeń razem z pełnym zapleczem komunikacji (plakaty, film, e-learning, mailingi, szkolenia, ulotki etc.) wraz ze zmianami wewnętrznych regulacji i wdrożenie nowych procedur oraz przy założeniu, że zewnętrzny Partner ma gotowe rozwiązanie ok. 3-4 miesiące (jako minimalny okres).
(TO) Co jest najważniejsze przy jego projektowaniu?
(CO):
- Uwzględnienie, że najważniejsze jest zapewnienie poufności, nie mówiąc już o samej anonimowości.
- Dlatego też ważne jest dotarcie do wszystkich Pracowników, aby było pełne zrozumienie, że kanał Sygnalistów jest poważnym obszarem, z podkreśleniem, że zgłoszenia w złej wierze nie powinny mieć miejsca.
- Wyznaczenie osoby, która będzie przyjmować zgłoszenia i prowadzić rejestr zgłoszeń.
- Zapewnienie kanału/kanałów innych niż np. platforma, jak np. kanały telefoniczne, mailowe etc.
- Opracowanie odpowiedniej polityki i procesu rozpatrywania zgłoszeń – wyodrębnienie zespołu, zapewnienie poufności.
(TO) Jak oceniacie z perspektywy tych kilku miesięcy działania systemu jego przydatność? Na ile zyskała na tym organizacja, a na ile pracownicy? A może jest to sytuacja „win-win”?
(CO) Zdecydowanie traktujemy kanał jako nasz świadomy wybór, niezależnie od obowiązku ustawowego, który niedługo nastąpi, jest to dla nas duża wartość dodana. Dużo lepiej jest mówić o ciężkich tematach wewnątrz organizacji, aby nie zostały one eskalowane na zewnętrzne kanały. Kanał pomaga w identyfikacji obszarów ryzyka, bo przecież Firmie powinno zależeć na zgodności z przepisami i wewnętrznymi regulacjami.
Bardzo dziękuję za rozmowę.
