6 kwietnia 2023 r. po intensywnych pracach i oczekiwaniach zbliżonych do tych towarzyszących kolejnym sezonom Gry o Tron zaczną obowiązywać przepisy dotyczące pracy zdalnej. I choć nie pojawiają się tam smoki, to jednak przed pracodawcami postawiono inne wyzwanie – pokrycie kosztów wykonywania pracy zdalnej, w tym kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – może nie w złocie, ale przynajmniej w złotych.
Dzięki zdroworozsądkowej zapobiegliwości polskiego ustawodawcy praca zdalna była możliwa w czasie pandemii na podstawie przepisów specustawy covidowej[1]. W tym okresie większość organizacji wypracowała stosowne mechanizmy, regulacje wewnętrzne, a także modyfikacje procesów biznesowych – i skutecznie wykorzystywała to narzędzie, do którego powszechnie przyzwyczaili się też pracownicy.
Praca globalna – koszty lokalne
Nowelizacja kodeksu pracy[2] wprowadza m.in. obowiązek:
- zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został określony w wewnętrznych regulacjach – co umożliwia rozszerzenie lub doprecyzowanie powyższego katalogu.
– przy czym obowiązek pokrycia takich kosztów może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Co istotne kwoty te nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Prawodawca wskazał też kryteria pomocne w ustalaniu ich wysokości: „w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych” (art. 67[24] par. 5 KP).
W trosce o (rachunki) pracownika
Jako przyczynę wprowadzenia takiego rozwiązania w uzasadnieniu do ustawy wskazano, iż „w odróżnieniu od przepisów regulujących telepracę został wyraźnie wprowadzony obowiązek pokrycia przez pracodawcę określonych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej . Taka regulacja stanowi realizację postulatów ze strony związków zawodowych, aby obowiązek rekompensaty kosztów ponoszonych przy pracy zdalnej został unormowany w ustawie, a także organizacji pracodawców, aby ustawa precyzyjnie określiła te koszty. Organizacje pracodawców, podobnie jak związki zawodowe, również dostrzegły konieczność ustawowego uwzględnienia zwrotu kosztów związanych z eksploatacją materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej”. Ma to na celu właściwe zabezpieczenie interesu pracownika jako słabszej strony stosunku pracy, przede wszystkim przed przerzuceniem na pracownika kosztów wykonywania pracy zdalnej. W uzasadnieniu wskazano również jednak, iż „koszty te mogą zostać zrekompensowane przez oszczędności związane z tym, że pracownik wykonuje pracę zdalnie (zmniejszenie kosztów działalności, w tym kosztów wynajmu przestrzeni biurowej, kosztów zużycia mediów w biurze itp.)”.
Ale ile konkretnie?
Już na etapie prac nad projektem pracodawcy zastanawiali się jak szacować takie koszty, w szczególności związane z pokryciem kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Istnieją tu dwie opcje: ekwiwalent oraz ryczałt. Z uwagi na potencjalne obciążenia administracyjne (konieczność comiesięcznych żmudnych rozliczeń) większość skłaniała się (i skłania nadal) ku ryczałtowi – rozumianemu jako uśredniona wartość kosztów. Pojawiają się też próby estymacji ich wysokości.
Wskazano np., iż „przy założeniu zużycia prądu na poziomie 30 MWh miesięcznie przy komputerze stale podłączonym do prądu, to koszt na poziomie ok. 40 zł. Rachunek za dekoder z internetem to średnio ok. 100 zł miesięcznie – przy czym do pracy wykorzystujemy go przez ok. 8 godzin dziennie, czyli internet do celów służbowych kosztuje nas ok. 40 zł. Oczywiście ryczałt powinien uwzględniać dodatkowe elementy – jak np. koszt wydruków, stąd optymalnym rozwiązaniem byłoby ustalenie ryczałtu w wysokości 100 zł miesięcznie, co powinno pokryć koszty standardowego wykorzystania sprzętów. Co ważne, ryczał będzie zwolniony z opodatkowania. Jednakże ustalenie kwoty ryczałtu na poziomie znacznie wyższym, niż wynikający z rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracownika może być ryzykowne)[3].
Powyższa kalkulacja wydaje się jednak nieco zawyżona, biorąc pod uwagę, że cena energii elektrycznej dla niewielkiego biura w Warszawie to ok 150 zł miesięcznie, a koszty dostępu do internetu przez ostatnie lata regularnie spadały (przy czym większość pracowników nie pracuje dla Disneya nad modelowaniem 3D w Chmurze, a światłowód nie jest niezbędny do redagowania dokumentów, czy też omawiania raportów kwartalnych na zoomie).
W rozmowie z TVN24 Biznes Monika Smulewicz, partnerka w Grant Thornton wskazała wyliczenia na poziomie około 30 groszy za godzinę i 2,4 złotych dziennie – tyle szacunkowo powinien kosztować prąd używany przez zdalnych pracowników.
„Jeśli kwotę tę mnożymy przez 21 dni roboczych w miesiącu to otrzymujemy około 50 złotych” [4]. Dodała, że tego typu świadczenie powinno być wypłacane proporcjonalnie do liczby dni pracy zdalnej. Internet oceniła jako problem mniejszej wagi, gdyż pracodawca najczęściej zapewnia pracownikowi internet mobilny na własny rachunek. Z uwagi na dodatkowe koszty związane z obsługą rozliczania ryczałtu wydaje się, że pracodawcy nie będą rozliczać ryczałtu proporcjonalnie do przepracowanych zdalnie dni, co zresztą wynika z idei uśrednionego świadczenia jakim jest ryczałt.
Kto jest winny, w tego (ZUS i urzędy skarbowe) pierwsi rzucą kamieniem
Powyższy dylemat – ile i za co płacić – może mieć dla pracodawców istotne konsekwencje w przypadku kwestionowania takich rozliczeń przez ZUS lub urzędy skarbowe. Może się bowiem pojawić zarzut ukrytych podwyżek lub unikania opodatkowania. Część ekspertów wskazuje także na nieprecyzyjny charakter postanowień dotyczących ustalania wysokości kwot oraz fakt, że niepewność może zniechęcić do pracy zdalnej część pracodawców.[5]
Statystyki pracy hybrydowej
Wedle raportu Deloitte, 37 proc. pracowników pracujący w trybie hybrydowym, nie otrzymuje żadnego wsparcia od pracodawcy. 42 proc. pracowników w ramach wsparcia, najczęściej ma możliwość pracy z dowolnego miejsca w kraju. Jedynie co czwartemu pracującemu z domu, pracodawca zakupił sprzęt komputerowy. Tylko 9 proc. badanych ma miesięczne dofinansowanie pracy zdalnej, wlicza się w to np. dopłatę do rachunku za prąd, za internet, czy amortyzacja sprzętu pracownika.[6]
Będzie dobrze
Mimo powyższych wątpliwości wydaje się, że korzyści związane z pracą zdalną zrekompensują koszty, a pracodawcy (być może przy wsparciu Państwa) szybko wypracują mechanizmy, wyliczą konkretne kwoty i wdrożą sposoby ich rozliczania. Wiadomo przecież, jak można zjeść smoka. Po kawałku.
Źródła:
[1] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
[2] Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.
[3] Praca zdalna – ile firmy zapłacą za nowe przepisy?, https://kadry.infor.pl/wiadomosci/5580409,praca-zdalna.html, dostęp: 11.02.2023.
[4] Praca zdalna: ile pracodawca dołoży do rachunku za prąd, Rzeczpospolita, https://www.rp.pl/prawo-pracy/art37913101-praca-zdalna-ile-pracodawca-dolozy-do-rachunku-za-prad, dostęp: 11.02.2023.
[5] Pracodawca z pracownikiem ustali ryczałt w pracy zdalnej, a władza to sprawdzi,
https://www.prawo.pl/kadry/ryczalt-w-pracy-zdalnej-ustali-pracodawca-z-pracownikiem,517996.html, dostęp: 11.02.2023.
[6] Raport: Stan pracy hybrydowej w Polsce. Doświadczenia i oczekiwania pracowników. https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/human-capital/articles/Raport-Stan-pracy-hybrydowej-w-Polsce.html, dostęp 11.02.2023.