Monitoring pracowników musi być zgodny nie tylko z przepisami krajowych (takich jak nasz kodeks pracy), ale również z przepisami RODO. Interesująca decyzja w tej sprawie została wydana przez hiszpański organ nadzorczy (Agencia Española de Protección de Datos– AEPD). Organ nałożył na pracodawcę (administratora) karę w wysokości 6 000 euro za użycie opcji nagrywania dźwięku w swoim systemie monitoringu, do weryfikacji rozmów pracownika z klientem, co zostało później wykorzystane do zwolnienia pracownika.
Monitoring pracownika
W tej sprawie pracodawca w swojej firmie stosował monitoring wizyjny, z dodatkową opcją nagrywania dźwięku. Używając monitoringu zauważono spadek wydajności pracy jednego pracownika, który pozostawiał część zadań nieukończonych. Dodatkowo nagrano tego pracownika, jak niewłaściwie posługiwał się maszyną, powodując straty materialne dla firmy. W związku z tym podjęto decyzje o bardziej wnikliwej jego obserwacji i zaczęto korzystać z funkcji nagrywania dźwięku w kamerze, która obserwowała jego stanowisko pracy. Monitoring zarejestrował rozmowę pracownika z klientem, gdzie żalił się na maszyny należące do firmy. Rozmowa odbyła się jednak poza godzinami pracy. Gdy zwolniono pracownika, powołano się między innymi na tę rozmowę jako podstawę wypowiedzenia.
Postępowanie skargowe
Pracownik złożył skargę do organu nadzorczego na bezpodstawne przetwarzanie jego danych osobowych w postaci głosu. Skarżący twierdził, że nie był świadomy, że jego głos może być nagrywany. W odpowiedzi na to pracodawca wskazywał, że informacje o możliwości nagrywania dźwięku były wspomniane w podręczniku dotyczącego użytkowania systemów nadzoru. AEPD stwierdził, że wspomnienie, że istnieje możliwość nagrywania dźwięku, nie spełnia kryteriów odpowiedniego poinformowania osób, których dane dotyczą.
Zgodnie z art. 22 hiszpańskiej ustawy o ochronie danych przetwarzanie danych przez systemy monitoringu może odbywać się w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia. Art. 89 tej ustawy rozwija prawo pracowników do prywatności przed systemami nadzoru i stanowi, że firmy są uprawnione do korzystania z takiego systemu do celów monitorowania i kontroli w ramach i granicach prawa. Ustęp 2 tego samego artykułu zabrania używania takich systemów w miejscach odpoczynku lub prywatnych, takich jak przebieralnie, stołówki itp. Administrator wskazał, że ponieważ nie zainstalował systemu monitoringu w miejscach zabronionych przez ustawę, monitoring ten był legalny.
Organ nadzorczy uznał jednak, że instalacja i użytkowanie takiego systemu nie były proporcjonalne. AEPD odniósł się do orzecznictwa hiszpańskiego Trybunału Konstytucyjnego, który wskazuje, że zgodnie z hiszpańskim prawem pracy, nadzór w miejscu pracy musi szanować godność pracowników. Zgodnie z wykładnią trybunału systemy ograniczające prywatność pracowników muszą być niezbędne i konieczne do realizacji zamierzonego celu. Ponadto zgodnie z hiszpańską ustawą o ochronie danych, korzystanie z systemów rejestracji dźwięku w miejscu pracy jest dozwolone tylko wtedy, gdy zagrożenie dla bezpieczeństwa instalacji, towarów i osób jest istotne i równocześnie poszanowane są zasady proporcjonalności, minimalnej ingerencji.
AEPD w swojej decyzji dodatkowo powiązał proporcjonalność stosowania monitoringu z zasadą minimalizacji z art. 5 ust. 2 lit. c RODO.
Rozstrzygniecie
Organ nadzory stwierdził, że administrator nie był w stanie udowodnić, że nagrywanie dźwięku było proporcjonalne do celów, jakie miał spełniać monitoring. W związku z tym administrator przetwarzał dane osobowe bez podstawy prawnej naruszając art. 6 RODO.
Wnioski
Podsumowując, jak wskazał hiszpański organ nadzoru, stosowanie środków monitoringu nie może być nieproporcjonalne do celów, jakie ten monitoring ma realizować. Nagrywanie dźwięku we wskazanym przypadku nie realizowało względów bezpieczeństwa, ani nie było uzasadnione potrzebą kontrolą wydajności pracy. Warto pamiętać – również na gruncie polskich przepisów – że każdorazowo należy dokonać oceny proporcjonalności stosowanych środków monitoringu. Co istotne polski kodeks pracy, regulując wykorzystanie monitoringu wizyjnego nie przewiduje nagrywania dźwięku.
Decyzja w j. hiszpańskim:
https://www.aepd.es/es/documento/ps-00188-2022.pdf