24 listopada 2025 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zatwierdził długo wyczekiwany kodeks postępowania dotyczący przetwarzania danych osobowych przez prywatne agencje badawcze. Twórcą kodeksu jest OFBOR (Organizacja Firm Badania Opinii i Rynku). Jednocześnie, organ nadzorczy udzielił spółce Omni Modo akredytacji do pełnienia roli podmiotu monitorującego kodeks.
Jest to pierwszy kodeks w Polsce, który dotyczy innej branży, niż medyczna. A OFBOR może dodatkowo cieszyć się sukcesem, bowiem jest to pierwsza tego typu samoregulacja przyjęta w branży badawczej w Europie.
Czym jest kodeks postępowania w branży badawczej?
Kodeks postępowania można luźno porównać do praktycznego przewodnika dla przedstawicieli określonej branży, który określa jak należy postępować z danymi osobowymi w tej branży. Zatwierdzony kodeks zawiera szereg rozwiązań, które doprecyzowują przepisy RODO dla branży badawczej, a tym samym ułatwią przyszłym członkom kodeksu, stosowanie przepisów RODO w swojej codziennej działalności badawczej. Kodeks niewątpliwie zwiększa gwarancje bezpieczeństwa dla osób fizycznych, uczestniczących w badaniach rynkowych. Z drugiej strony, przystąpienie do kodeksu pomoże wykazać firmom badawczym zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych, zapewniając ochronę również w kontekście ewentualnych kar pieniężnych. Niewątpliwą zaletą kodeksu jest to, że został on zatwierdzony przez organ nadzorczy, co zwiększa pewność znajdujących się w nim rozwiązań.
Na korzyści związane z przystąpieniem do nowego kodeksu zwraca uwagę również organ nadzorczy. Wskazał on, że:
„Przystąpienie do stosowania kodeksu postępowania wiąże się z licznymi korzyściami, ponieważ:
- tworzy on spójne zasady ochrony danych osobowych w całym sektorze,
- daje praktyczne i zatwierdzone przez Prezesa UODO wskazówki w stosowaniu RODO w konkretnej branży przez co ułatwia codzienną pracę,
- umożliwia wykazanie zgodności z RODO (w zakresie określonym w kodeksie postępowania),
- eliminuje ryzyko niewłaściwej interpretacji przepisów prawa,
- jest brany pod uwagę przez organ nadzorczy przy wymierzaniu administracyjnych kar pieniężnych,
- pomaga w budowie wizerunku i zwiększaniu zaufania klientów, kontrahentów,
- zapewnia profesjonalny nadzór w jego stosowaniu (wykonywany przez akredytowany podmiot monitorujący – dla kodeksów dedykowanych sektorowi prywatnemu)”.
Pełna treść komunikatu organu nadzorczego, dotyczącego zatwierdzenia kodeksu oraz przyznania akredytacji spółce Omni Modo TUTAJ.
Jak więc widać, przyjęcie i stosowanie kodeksu niewątpliwie może przynieść korzyści całej branży badawczej. Zawiera on bowiem konkretne i nowatorskie rozwiązania ułatwiające wykazanie zgodności z RODO w codziennej działalności agencji badawczych, wpływając równocześnie na zwiększenie ochrony samych respondentów. Co istotne, do kodeksu mogą przystąpić nie tylko prywatne agencje badawcze zrzeszone w OFBOR, na co zwraca uwagę prezeska OFBOR w przekazanym nam komentarzu:
„Prace nad Kodeksem ze strony OFBOR trwały kilka lat. Powołana została specjalna grupa robocza i wzięto pod uwagę bardzo szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych przez agencje badawcze w różnych typach badań ilościowych i jakościowych na poszczególnych etapach procesów. Spisanie, uporządkowanie i ostatecznie zatwierdzenie Kodeksu pozwoli na ograniczenie ryzyka, przełoży się na większą stabilność i wiarygodność funkcjonowania rynku badawczego w Polsce. „Głęboko wierzę, że ustanowione transparentne zasady, należyty nadzór i kontrola oraz pełna zgodność z RODO, będą przewagami, które docenią nasi klienci, gwarantując im bezpieczeństwo w obszarze przetwarzania danych osobowych” – mówi Alina Lempa prezeska organizacji OFBOR, której podmioty zadeklarowały przystąpienie do Kodeksu. Będzie to ok 16-18 największych firm badawczych, które już zgłosiły taki zamiar. Kodeks otwarty jest jednak dla całej branży badawczej, wymaga jednak wdrożenia odpowiednich procesów w organizacji i poddania się audytowi przez zatwierdzony podmiot monitorujący”.
O komentarz poprosiliśmy również mec. Tomasza Osieja, który wspierał twórcę kodeksu w toku postępowania prowadzonego przez organ nadzorczy:
„Jako pełnomocnik twórcy kodeksu miałem możliwość wziąć udział w tym nietuzinkowym wyzwaniu jakim jest tworzenie kodeksu postępowania, który wyznacza standardy dla całej branży. Jestem zresztą przekonany, że stworzony przez nas kodeks to więcej niż regulacja branżowa, zawiera on bowiem przepracowane wspólnie z urzędem uniwersalne rozwiązania, które mogą być inspiracją dla administratorów spoza środowiska badawczego. Kodeks postępowania, oprócz tego, że gwarantuje wysokie bezpieczeństwo prawne podmiotom go stosującym, jest znakomitym źródłem najlepszej jakości wiedzy. Warto więc do niego przystępować, a w przypadku podmiotów spoza branży badawczej po prostu korzystać z zawartych tam rozwiązań”.
r.pr. Tomasz Osiej – Kancelaria Osiej i Partnerzy
Omni Modo, jako podmiot monitorujący
Aby kodeks mógł zostać zatwierdzony przez organ nadzorczy, musi on przewidywać odpowiednie mechanizmy jego monitorowania. Zadanie to realizowane jest przez podmiot monitorujący, będący niezależnym podmiotem nadzorującym prawidłowe stosowanie kodeksu przez organizacje, które do niego przystąpiły. Podmiot monitorujący odpowiada m.in. za audytowanie członków kodeksu oraz rozpatrywanie skarg osób, na postępowanie niezgodne z kodeksem. Aby uzyskać akredytację organu nadzorczego, musi on wykazać, że posiada odpowiednią wiedzę ekspercką oraz stosowne procedury umożliwiające skuteczne monitorowanie stosowania kodeksu.
OFBOR powierzył rolę podmiotu monitorującego stosowanie kodeksu w branży badawczej spółce Omni Modo. Spółka uzyskała akredytację Prezesa UODO i może rozpocząć swoją działalność w tym zakresie.
O komentarz poprosiliśmy mec. Michała Czarneckiego, który będzie pełnić rolę dyrektora podmiotu monitorującego nowy kodeks:
„Podmiot monitorujący pełni rolę strażnika kodeksu postępowania. Czuwa nad tym, by organizacje, które do niego przystępują, spełniały wymagane kryteria – zarówno w momencie akcesji, jak i podczas regularnych kontroli okresowych. Na bieżąco obserwuje sposób wdrażania i stosowania zasad kodeksu, a wspólnie z jego twórcami dokonuje cyklicznych przeglądów. Naszą ambicją jest nie tylko wspieranie podmiotów chcących standaryzować praktyki w zakresie ochrony danych osobowych, lecz także prowadzenie konstruktywnego dialogu z osobami czy instytucjami, które zgłaszają wątpliwości wobec stosowania kodeksu. Jako trzeci podmiot monitorujący działający na rynku, korzystamy z doświadczeń wcześniejszych akredytowanych jednostek, jednocześnie budując własne kompetencje i dobre praktyki w tym obszarze”.
dr r.pr. Michał Czarnecki – Dyrektor podmiotu monitorującego
Kodeksy postępowania to przyszłość ochrony danych osobowych. Przyjęcie kodeksu to wygrana każdej z zainteresowanych stron. Organu nadzoru, który zyskuje partnerów w procesie nadzoru nad właściwym przetwarzaniem danych, branży która ma jasne wytyczne jak postępować z danymi, podmiotów które przystąpiły do stosowania kodeksu ponieważ zyskują przewagę konkurencyjną a przede wszystkim podmiotów danych bo informacje o nich są właściwie chronione.
Pełna treść komunikatu organu nadzorczego, dotyczącego zatwierdzenia kodeksu oraz przyznania akredytacji spółce Omni Modo TUTAJ.