Na stronie internetowej Biura Rzecznika ds. Ochrony Danych (tj. fińskiego organu nadzorczego), dostępne są interesujące wskazówki określające w jakich sytuacjach pracodawca może uzyskiwać dostęp do poczty elektronicznej pracownika. Fiński organ szczegółowo określił również w jakiej formie oraz przy zachowaniu jakich warunków może do niego dochodzić. W informacji tej odwołano się wprawdzie do fińskich ustaw, które nie obowiązują w naszym kraju, jednakże większość zaleceń wydaje się być uniwersalna. Treść informacji w języku angielskim, której tłumaczenie zostało przedstawiono poniżej, znajduje się tutaj: https://tietosuoja.fi/en/is-the-employer-allowed-to-read-an-employee-s-e-mail.
Czy pracodawcy wolno czytać wiadomości elektroniczne pracownika?
Komunikacja za pomocą poczty elektronicznej jest poufna. Jednakże pracodawca może, przy spełnieniu pewnych warunków, wyszukiwać lub otwierać wiadomości wysłane na adres poczty elektronicznej pracownika lub wysłane z tego adresu.
Pracodawcy muszą starać się zapewnić, że czytanie wiadomości z poczty elektronicznej pracowników nie będzie konieczne. W tym celu pracodawca powinien umożliwić pracownikowi zastosowanie następujących środków:
- Pracownicy mogą korzystać z automatycznej informacji o tym, że są poza biurem w celu poinformowania o swojej nieobecności, jej okresie oraz podać osobom przesyłającym maile informacje o osobie ją zastępującej.
- Pracownicy mogą przesłać dalej wiadomości do innej osoby, zatwierdzonej przez pracodawcę lub na inny adres poczty elektronicznej, wykorzystywany przez pracownika oraz zatwierdzony przez pracodawcę.
- Pracownicy mogą udzielić swojej zgody na to, aby inna osoba wybrana przez pracownika oraz zatwierdzona przez pracodawcę otrzymywała jej wiadomości w czasie nieobecności. W ten sposób, możliwe jest określenie czy wiadomości zawierają coś, czego pracodawca powinien być świadomy w odniesieniu do działań biznesowych lub przydzielania obowiązków.
Wyszukiwanie wiadomości w poczcie elektronicznej
Do pracowników mogą być wysyłane wiadomości należące do pracodawcy w trakcie lub tuż przed ich nieobecnością. Takie wiadomości elektroniczne obejmują komunikaty, których pracodawca potrzebuje do zakończenia negocjacji, dostarczenia usług klientom czy zabezpieczenia swoich działań. Pracownik może również wysłać takie wiadomości tuż przed okresem swojej nieobecności.
Pracodawca może mieć prawo do szukania wiadomości do niego należących w poczcie elektronicznej pracownika w następujących przypadkach:
- Pracownik wykonuje swoje obowiązki niezależnie oraz pracodawca nie posiada systemu rejestrowania lub innego monitorowania spraw zarządzanych przez pracownika oraz stopnia ich realizacji.
- Obowiązki pracownika oraz bieżące sprawy w sposób oczywisty wskazują, że została wysłana lub odebrana wiadomość elektroniczna należąca do pracodawcy.
- Pracownikowi uniemożliwiono czasowo wykonywanie jego obowiązków, a wiadomości należące do pracodawcy nie mogą być otrzymane przez pracodawcę, mimo tego, że dopełnił on swoich ustawowych obowiązków.
- Zgoda pracownika nie może być uzyskana w rozsądnym czasie, a sprawa nie może czekać.
Z pomocą administratora systemu, pracodawca może wyszukiwać wiadomości poprzez ich nadawcę, odbiorcę lub temat. Dane dotyczące nadawcy, odbiorcy oraz tematu nie mogą być przetwarzane szerzej niż jest to konieczne do znalezienia wiadomości.
Musi zostać sporządzony raport dotyczący wyszukiwania wiadomości oraz podpisany przez osoby, które w tym uczestniczyły. Raport musi wskazywać powód wyszukiwania, jego datę oraz to kto przeprowadził wyszukiwanie. Raport ten musi być przekazany, bez zbędnej zwłoki, pracownikowi, którego poczta elektroniczna została przeszukana.
Osoby, które uczestniczyły w wyszukiwaniu nie mogą udostępnić uzyskanych w trakcie wyszukiwania informacji stronom trzecim zarówno w trakcie trwania ich zatrudnienia jak i po tym okresie.
Otwieranie wiadomości elektronicznych
Pracodawca może mieć prawo do otworzenia wiadomości wysłanej lub uzyskanej przez pracownika. Otworzenie wiadomości jest dozwolone jeżeli, po wyszukiwaniu oraz znalezieniu wiadomości, oczywistym jest, że pracodawca potrzebuje wiedzy na temat jej treści w celu zakończenia negocjacji, dostarczenia usług klientom czy zabezpieczenia swoich działań.
Wiadomość może zostać otwarta jedynie jeżeli nie można skontaktować się z odbiorcą lub nadawcą w celu określenia treści wiadomości oraz nie można jej przesłać na adres wskazany przez pracodawcę.
Pracodawca jest uprawniony do otworzenia wiadomości z pomocą administratora systemu informatycznego oraz w obecności świadka.
Musi zostać sporządzony raport dotyczący otwarcia wiadomości oraz podpisany przez osoby, które w tym uczestniczyły. Raport musi wskazywać, która informacja została otworzona, dlaczego oraz kiedy, przez kogo oraz kto został poinformowany o jej treści. Raport ten musi być przekazany, bez zbędnej zwłoki, pracownikowi, którego wiadomości zostały otworzone.
Otworzona wiadomość musi być przechowywana a jej treść oraz dane nadawcy nie mogą być przetwarzane szerzej niż jest to konieczne dla celu, dla którego wiadomość została otworzona. Osoby, które uczestniczyły w otworzeniu wiadomości nie mogą udostępnić uzyskanych informacji stronom trzecim, zarówno w trakcie trwania ich zatrudnienia jak i po tym okresie.
Poczta elektroniczna pracownika po zakończeniu zatrudnienia
Pracownicy mają prawo żądać zamknięcia ich służbowego konta poczty elektronicznej po zakończeniu zatrudnienia. Gdy zakończy się relacja zatrudnienia, nie istnieje już podstawa prawna przetwarzania konta poczty elektronicznej pracownika, tak więc pracodawca jest zobowiązany zamknąć pocztę elektroniczną pracownika w celu zminimalizowania komunikacji. Zgodnie z częściami 18-20 ustawy o ochronie prywatności w środowisku pracy, przechowywanie aktywnej poczty elektronicznej po zakończeniu zatrudnienia oraz przekierowywanie wiadomości za pomocą funkcji -przekaż dalej- wymaga zgody pracownika. Należy zwrócić się do administratora o poprawienie danych. Jednakże w pierwszej kolejności, pracownik powinien zwrócić się z wnioskiem do swojego byłego pracodawcy o zamknięcie jego adresu poczty elektronicznej.
Zgoda dotyczy każdego rodzaju dobrowolnie wyrażonego, świadomego oraz jednoznacznego wyrażenia pozwolenia osoby, której dane dotyczą na przetwarzanie dotyczącej jej danych osobowych. Zgoda może być wycofana w każdym momencie. Przekierowywanie oraz czytanie wiadomości elektronicznych również wymaga zgody pracownika. To na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania istnienia zgody.
Reguły wynikające z prawa dotyczącego współpracy
Przetwarzanie wiadomości poczty elektronicznej pracowników wchodzi w zakres prawa dotyczącego współpracy przedsiębiorstw. Jeżeli spółka lub korporacja publiczna nie podlegają prawu dotyczącemu współpracy, pracodawca musi zapewnić pracownikom lub ich przedstawicielom możliwość wypowiedzenia się przed podjęciem decyzji, dotyczących takiego przetwarzania.
Po przeprowadzeniu procedury współpracy lub wysłuchania, pracodawca powinien sporządzić pisemne wytyczne dotyczące wykorzystania poczty elektronicznej oraz sieci informacyjnych oraz poinformować o nich pracowników.