Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) opublikował poradnik dotyczący przetwarzania danych osobowych w związku z funkcjonowaniem u pracodawcy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Organ nadzorczy wyjaśnił w nim m.in. czym jest ZFŚS, kto jest administratorem, jakie są podstawy prawne przetwarzania danych, czy też jak zrealizować obowiązki informacyjne. Od dłuższego czasu, Prezes UODO informował, że trwają prace nad kompleksowym poradnikiem dla obszaru zatrudnienia. Ostatecznie, regulator zdecydował się jednak na publikację cyklu poradników, które będą pojawiać się stopniowo w biuletynie UODO. Prezes UODO (Mirosław Wróblewski) wyjaśnił powody tej decyzji podczas wywiadu w podcaście #RODOłamacz.
Wyczekiwany poradnik dotyczący zatrudnienia
Obszar zatrudnienia obejmuje bardzo dużo problematycznych obszarów związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Istnieje zatem duże zapotrzebowanie na wytyczne i poradniki, wspierające administratorów we właściwym stosowaniu RODO w tym obszarze. Taki poradnik (dotyczący ochrony danych w miejscu pracy), regulator opublikował jeszcze w 2018 r., czyli zaraz po tym, jak RODO zaczęło być stosowane. Problem polega na tym, że dokument ten po niemal 8 latach w pewnym zakresie się zdezaktualizował, ze względu na praktykę stosowania RODO, zmieniającą się wykładnię przepisów tego rozporządzenia oraz orzecznictwo sądowe. Od dłuższego czasu zwraca się zatem uwagę na konieczność aktualizacji tego poradnika lub stworzenie nowych wytycznych. Sam organ nadzorczy również informował o takiej potrzebie i o trwających pracach w tym zakresie.
Pierwszym namacalnym efektem tych prac jest opublikowany w Biuletynie UODO poradnik dotyczący przetwarzania danych w ramach ZFŚS. Według zapowiedzi regulatora, ma on stanowić część cyklu poradników dotyczących zatrudnienia, które będą stopniowo publikowane w Biuletynie UODO. Czemu ostatecznie zdecydowano się na publikację poradnika w częściach, a nie jako jeden dokument? M.in. na to pytanie odpowiedział Prezes UODO, w wywiadzie przeprowadzonym w podcaście #RODOłamacz. Zmiana koncepcji wynikać ma m.in. z problemów związanych ze znalezieniem porozumienia co do interpretacji poszczególnych problemów. Prezes UODO wskazał, że „poradnik będzie ukazywać się w częściach. W tych częściach, w których będziemy znajdować konsensus w gronie ekspertów i w urzędzie”.
Kluczowe wnioski wynikające z poradnika
Co istotne, poradnik nie tylko identyfikuje pracodawcę, jako administratora, ale także określa role w jakich występują komisja socjalna czy organizacja związkowa. Dokument porządkuje również kwestie właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych w ramach ZFŚS, właściwego zakresu danych, czy też np. realizacji (bądź braku realizacji) obowiązków informacyjnych.
Poradnik przedstawia praktyczne rozwiązania problemów, z którymi dotychczas mogli borykać się pracodawcy. W dokumencie potwierdzone zostało m.in., że:
- pracodawca nie musi spełniać obowiązku informacyjnego wobec członków rodziny osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS pozostającej z nią we wspólnym gospodarstwie. Organ nadzorczy zwrócił uwagę, że w tym zakresie możliwe jest skorzystanie z wynikającego z RODO wyłączenia tego obowiązku, w przypadku gdy pozyskiwanie danych jest wyraźnie uregulowane w przepisach prawa;
- dopuszczalne jest przetwarzanie danych o średnim dochodzie członka rodziny pracownika, ale niedopuszczalne jest przetwarzanie danych o tym, czy pracownik skorzystał ze świadczeń z ZFŚS u innego pracodawcy;
- zakładowa organizacja związkowa nie jest uprawniona do przetwarzania danych znajdujących się we wnioskach o skorzystanie ze świadczeń z ZFŚS. Organizacja związkowa, np. prowadząc kontrolę w sprawie indywidualnej, potrzebuje zgody pracownika na dostęp do takich danych. Jednoznacznie regulator podkreślił, że organizacja związkowa nie jest ani odrębnym administratorem, ani współadministratorem danych z ZFŚS;
- pracodawca nie powinien z własnej inicjatywy decydować o przyznaniu pracownikowi świadczenia, na podstawie informacji pozyskanych od współpracowników i z innych źródeł. Przepisy prawa w tym zakresie, w tym ustawa o ZFŚS nie upoważniają bowiem pracodawcy do tego typu działania, a tym samym, brak jest podstaw prawnych przetwarzania danych, w rozumieniu RODO.
Poradnik dotyka również wiele innych problemów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w związku z ZFŚS. Zachęcamy do zapoznania się z tym dokumentem. Z niecierpliwością czekamy też na kolejne części poradnika.
Źródło:
Wywiad z Prezesem UODO:
https://www.youtube.com/channel/UCsPoNh9Q-tTupWmcycE1DdA