Obawy mają pracownicy i pracodawcy
Po długim okresie zamrożenia gospodarki w czasie kwarantanny rząd przystąpił do realizacji długo oczekiwanego planu stopniowego przywracania normalności w funkcjonowaniu poszczególnych branż – tych, które przeniosły działalność do trybu pracy zdalnej, jak i tych, które zmuszone były całkowicie wstrzymać funkcjonowanie. Powroty wzbudzają wiele niepokoju zarówno po stronie pracowników, stresujących się możliwością narażenia na zakażenie SARS-CoV-2 siebie lub swoich rodzin, jak i pracodawców, obawiających się – w razie niedopełnienia wszystkich wymogów – mandatów, kar sanepidowskich lub roszczeń odszkodowawczych ze strony zainfekowanych osób. Powrót do normalności powinien więc przebiegać zgodnie z dobrze przemyślanym planem działania, który pozwoli na zniwelowanie obaw obu stron.
W gąszczu sprzecznych informacji
Pracodawcy zarzucani są ofertami rozwiązań organizacyjnych i nowinek technologicznych, przygotowanych specjalnie pod kątem aktualnej sytuacji, takich jak punkty dezynfekcji rąk, kamery termowizyjne i bramki wejściowe mierzące temperaturę ciała przechodzących osób, czytniki twarzy sprawdzające posiadanie maseczki, kontrolery aktywności w czasie pracy zdalnej, oczyszczacze i ozonatory powietrza czy najbezpieczniejsze aplikacje do obsługi telekonferencji. W gąszczu pomysłów trudno rozeznać, co jest faktycznie niezbędne w naszej działalności. Nie sprzyja temu także brak jednolitego stanowiska ze strony władz. Żaden z organów publicznych nie podjął się roli podmiotu odpowiedzialnego za zarządzanie epidemią i przygotowania pełnej i wyczerpującej listy niezbędnych działań, które musi podjąć przedsiębiorca by wrócić do normalnego funkcjonowania.
Częściowe zalecenia znajdziemy na stronach:
- rządowym portalu gov.pl (https://www.gov.pl/web/koronawirus),
- Ministerstwa Zdrowia (https://pacjent.gov.pl/),
- Państwowej Inspekcji Pracy, która wydała praktyczny instruktaż powrotu do biura (https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/109995,bezpieczny-powrot-do-pracy-zalecenia-panstwowej-inspekcji-pracy.html),
- Głównego Inspektora Sanitarnego (https://gis.gov.pl/aktualnosci/wytyczne-zamieszczone-na-stronach-poszczegolnych-ministerstw-we-wspolpracy-z-gis/),
- Urzędu Ochrony Danych Osobowych (https://www.uodo.gov.pl/pl).
Plan działania
Nie można liczyć, że wrócimy do takich samych biur, jakie opuściliśmy. Na pełną normalność trzeba jeszcze poczekać. Problematyczne pod kątem rozprzestrzeniania się wirusa strefy powinny zostać przemyślane na nowo i przebudowane dla zapewnienia fizycznej izolacji oraz bezpieczeństwa dla wszystkich osób na terenie obiektu. Aby prawidłowo przygotować zakład pracy na powrót pracowników należy prześledzić całą ścieżkę przemieszczania się personelu od momentu wejścia na teren obiektu do jego opuszczenia, a nawet dalej – uwzględniając także rekomendowane środki transportu pomiędzy biurem a miejscem zamieszkania. Właściwe wdrożenie nowych zasad BHP umożliwi bezpieczny i zdrowy powrót do pracy stacjonarnej. Zestaw zaleceń powinien przybrać formę praktycznej procedury funkcjonowania w warunkach zagrożenia COVID-19, która będzie narzędziem przydatnym do dalszego znoszenia obostrzeń, jak i ewentualnego przywrócenia pracy zdalnej w razie nawrotu epidemii. Jednak nawet najlepsza procedura nie zda egzaminu bez przeszkolenia pracowników. Przygotowanie zespołu warto podzielić na dwa etapy: jak bezpiecznie przygotować pracowników do powrotu do biura oraz jak będzie wyglądała nowa organizacja pracy na miejscu.
Punkty zapalne
Pracodawcy powinni podjąć decyzje o wdrożeniu szeregu obostrzeń, organizujących korzystanie ze wspólnej przestrzeni w miejscu pracy. Pomyśleć należy o wszystkim: klamki, poręcze, przyciski w windzie, ogólnodostępne drukarki stojące na korytarzu, kolejka osób podpisujących listę obecności, wieloosobowe stołówki pracownicze, bezpośredni kontakt z klientami, cotygodniowe spotkanie zespołu – to tylko kilka z potencjalnych źródeł zakażenia, które należy dostosować do nowej rzeczywistości.
Warto zweryfikować, czy biuro posiada odpowiedni system wentylacji, który umożliwi wystarczające wietrzenie pomieszczeń, szczególnie pomieszczeń wspólnych czy sal spotkań. Problematycznym dla wielu małych firm może okazać się wymóg zapewnienia dwumetrowego odstępu pomiędzy stanowiskami pracy – dobrym rozwiązaniem może być zaadaptowanie na ten cel czasowo wyłączonej stołówki czy salki konferencyjnej. Wielu przedsiębiorców decyduje się na wprowadzenie zmianowego systemu pracy, aby ograniczyć liczbę osób przebywających jednocześnie w obiekcie. Pozwoli to firmie spełnić wymogi dotyczące dystansu fizycznego, a jednocześnie zapewnić ciągłość działania nawet w przypadku wyłączenia jednego zespołu personelu przy podejrzeniu lub stwierdzeniu zarażenia koronawirusem pośród pracowników. Kolejnym wyzwaniem będzie bezpieczny sposób zapewnienia obiegu korespondencji i dokumentów, aby nie narażać obsługi na kontakt z zagrożeniem. Działania backofficowe należy uzupełnić także o prawidłowe zabezpieczenie punktów obsługi klienta (rozważyć należy wprowadzenie przegród pleksiglasowych, ustalenie limitu osób w pomieszczeniu czy zamknięcie poczekalni). To tylko niektóre z trudności, jakie należy rozwiązać przed dopuszczeniem personelu do wspólnej pracy. Należy pamiętać także o planach działania w sytuacjach wyjątkowych, takich jak pożary czy konieczność ewakuacji budynku.
Środki ochrony osobistej
Biuro zorganizowane wg nowego porządku musi zawierać przede wszystkim znane już dotychczas środki ochrony osobistej, takie jak dozowniki środków do dezynfekcji rąk oraz obowiązkowe osłony twarzy w postaci masek czy przyłbic. Pracodawcy muszą pamiętać, iż mają obowiązek zapewnić dostęp do takich środków całej obsłudze biura, która jest obowiązana z nich korzystać (w szczególności osobom obsługującym osoby z zewnątrz). Dla przyswojenia nowych zasad pomocne mogą być ikonografiki z instrukcjami prawidłowego mycia rąk i zakładania maseczki, które przygotowały organy państwowe, a które można rozwiesić w widocznych miejscach w biurze. Konieczne będzie także przygotowanie personelu sprzątającego do systematycznej dezynfekcji kluczowych powierzchni oraz sterylizacji powietrza w określonych przedziałach czasowych.
Środki organizacyjne
Pierwszym punktem przed rozpoczęciem całej procedury powrotu jest zweryfikowanie aktualnego stanu zdrowia personelu, np. przez przeprowadzenie ankietowego badania, ile osób jest zdolnych do powrotu do pracy stacjonarnej, a ile przebywa wciąż na kwarantannie. Osoby z grupy podwyższonego ryzyka powinny pozostać w zdalnym trybie pracy. W dalszym ciągu należy utrzymać priorytet dla spotkań zdalnych z osobami z zewnątrz (przez telefon, e-mail, wideokonferencje), a spotkania bezpośrednie organizować w ostateczności i to w możliwie okrojonym składzie. W miarę możliwości firma powinna przeanalizować harmonogram prac i ocenić, które projekty można przełożyć na późniejsze terminy, gdy wymagałyby zbyt dużego zaangażowania bezpośredniego lub zbyt dużego zespołu do obsługi. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie nowych zasad funkcjonowania w pracy pozwoli na sprawne wdrożenie zmian oraz monitorowanie, czy wytyczne są przez personel faktycznie przestrzegane.
Nie zapominajmy o zdrowiu psychofizycznym
Warto pamiętać, że u części osób długotrwała izolacja, trwające poczucie zagrożenia oraz mnogość wprowadzonych zmiany organizacyjne, mogą wywołać silny stres, który może się ujemnie odbić na ich kondycji psychofizycznej. Prowadzenie jasnej komunikacji z zespołem i racjonalnych zasad funkcjonowania biura w warunkach epidemii, wsłuchiwanie się w obawy pracowników, a także przedstawienie przemyślanych procedur prewencji przed zarażeniem i ustalonych kroków postępowania po wykryciu wirusa w zakładzie pracy, pozwoli okiełznać kryzys, należycie zarządzać sytuacją w zespole, a także przygotuje firmę na bezpieczny dla pracownika i pracodawcy powrót do biura.