W dniu 14 sierpnia 2018 r. Krajowa Komisja ds. Ochrony Danych Wielkiego Księstwa Luksemburga (zwana dalej „Krajową Komisją” albo CPND) wydała uaktualnioną wersję „Wytycznych dotyczących wideo-monitoringu”, zmienioną w związku z wejściem w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (zwanego dalej „RODO”) (dostępne: https://cnpd.public.lu/fr/actualites/national/2018/08/lignes-directrices-videosurveillance.html. Wytyczne te zawierają szereg ciekawych informacji, które mogą być użyteczne również
w naszym kraju.
Zdaniem Krajowej Komisji najbardziej odpowiednią podstawą prawną do wideo monitoringu jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora, chyba że nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, objętej monitoringiem. Natomiast podstawą przetwarzania danych w tym przypadku nie może być co do zasady zgoda osoby, której dane dotyczą. Monitoring może dotyczyć jedynie obrazu. Rejestrowanie dźwięku jest nieproporcjonalne.
Przed wprowadzeniem takiego monitoringu, należy precyzyjnie określić cele przetwarzania. CNPD wymienia następujące cele, którym może służyć monitoring: zabezpieczenie dostępu do budynku; zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz klientów; wykrywanie oraz identyfikacja potencjalnie podejrzanego lub niebezpiecznego zachowania, mogącego prowadzić do wypadków lub incydentów; precyzyjne odtworzenie przyczyny incydentu; ochrona dóbr (budynku, sprzętu, wyposażenia, sprzedawców, pieniędzy itp.); organizacja oraz nadzór nad szybką ewakuacją w przypadku incydentu; umożliwienie poinformowania
w odpowiednim czasie agencji ochrony, służb przeciwpożarowych lub służb porządkowych oraz ułatwienia ich interwencji.
W odniesieniu do sposobu spełnienia obowiązku informacyjnego, można to zrobić za pomocą tablicy informacyjnej lub piktogramu w miejscu objętym monitoringiem, pod warunkiem umieszczenia bardziej szczegółowej informacji, np. na stronie internetowej administratora. Zdaniem CPND nagrania z monitoringu mogą być przechowywane co do zasady przez 8 dni. W wyjątkowych przypadkach termin ten można wydłużyć do maksymalnie 30 dni.
CNPD przywiązuje również dużą uwagę do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych przy stosowaniu monitoringu. W szczególności należy ograniczyć obszar objęty monitoringiem do obszaru ściśle niezbędnego do osiągnięcia celu przetwarzania.
Np. w przypadku instalowania kamer zewnętrznych na budynkach, nie mogą one być skonfigurowane w taki sposób, aby obejmowały drogę publiczną ani inne budynki. Krajowa Komisja podaje również trzy listy konkretnych stref/ miejsc w których instalacja wideo-monitoringu jest proporcjonalna, nie jest proporcjonalna albo jej proporcjonalność zależy od okoliczności.
Lista miejsc w których instalacja wideo-monitoringu jest co do zasady proporcjonalna:
- wszelkiego rodzaju wejścia, bez wyjątku (obszar rejestrowany przez kamery musi być ograniczony do ściśle niezbędnej powierzchni);
- miejsca gromadzenie towarów/ zapasów/ składy/ hale lub hangary z zapasami (z wyjątkiem sytuacji gdy pracownicy są objęci monitoringiem w sposób ciągły przy pracy, np. magazynierzy);
- wnętrze oraz powierzchnia sklepów/ alejki w sklepach/ galeria handlowa/ wystawa/ powierzchnia handlowa oraz punkt informacyjny (poza stanowiskami pracy za ladą, gdzie praca jest ciągła);
- parking (wewnętrzny/ zewnętrzny/ podziemny);
- miejsce dostaw lub załadunku;
- sala komputerowa/ serwerownia;
- korytarze (poza hotelami – przypadek wyjątkowy);
- myjnia samochodowa;
- stacja benzynowa;
- sejf/ pokój chroniony/ skrytka;
- miejsca transportu gotówki/ pokój konwojentów/ wnętrze furgonetki;
- maszyny produkcyjne (tylko maszyny);
- instalacje o czysto technicznym charakterze;
- pomieszczenia techniczne w budynku/ pomieszczenia gospodarcze/ pomieszczenie
z miernikami w przypadku współwłasności; - archiwum;
- biletomaty/ bankomaty.
Lista miejsc w których instalacja wideo-monitoringu nie jest co do zasady proporcjonalna:
- droga publiczna/ chodnik (z wyjątkiem szczególnej konfiguracji miejsca; pole objęte monitoringiem może tylko w bardzo ograniczonym zakresie obejmować drogę publiczną);
- przestrzeń dla klientów w restauracji, barze, klubie nocnym itp. (sala restauracyjna, bar, taras, kantyna/ kafeteria, itp.)
- wnętrze kuchni;
- prywatne wejście do mieszkania w budynku będącym współwłasnością;
- sąsiadujący teren lub budynek;
- wnętrze biura, obejmujące stanowisko, na którym praca świadczona jest ciągle;
- pomieszczenie socjalne lub jadalnia;
- strefy treningowe na Sali sportowej;
- toalety/ prysznice;
- biuro przedstawicieli pracowników;
- kuchnia/ palarnia;
- przebieralnia/ szatnia;
- warsztat w garażu/ zakład wymiany opon/ warsztat produkcyjny/ pracownia;
- strefa klientów w zakładzie fryzjerskim;
- pokój zabaw w żłobku;
Strefy w których wideo-monitoring może być uznany za proporcjonalny lub nie w zależności od przypadku oraz środków wdrożonych w celu zagwarantowania poszanowania życia prywatnego:
- otoczenie budynku;
- poczekalnia;
- okienko;
- recepcja;
- kasy
- pokój przeliczania kas/ przeliczania pieniędzy;
- wspólne części budynku w przypadku współwłasności;
- plac zabaw/ boisko szkolne (oraz otoczenie);
- basen;
- dach budynku;
- pokój spotkań.