Ustawą, która w praktyce dotyczy każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność w Polsce jest ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy. Na przestrzeni ostatniego roku, w związku
z nowelizacjami powyższego aktu prawnego, wewnętrzne działy HR zmuszone były podejmować coraz to nowe działania zmierzające do zapewnienia zgodności rozwiązań stosowanych przez pracodawców
z obowiązującymi przepisami.
Pierwszą z kluczowych zmian dokonano ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (art. 111 przedmiotowej ustawy). Było nią wprowadzenie przepisów o monitoringu wizyjnym pracowników, monitoringu poczty elektronicznej oraz innych formach monitoringu stosowanych przez pracodawców względem ich podwładnych. Obowiązująca od dnia 25 maja 2018 roku zmiana wprowadzona została bez zachowania okresu przejściowego, przez co wywołała ogromne poruszenie wśród pracodawców. Problemem była m.in. kwestia dokonywania zmian w układach zbiorowych pracy oraz regulaminach pracy, przy których opracowywaniu niezbędne jest zapewnienie przez pracodawcę aktywnego udziału związków zawodowych istniejących w zakładzie pracy[1].
Zgodnie z treścią art. 222 § 1 Kodeksu pracy (w brzmieniu nadanym nowelizacją z dnia 25 maja 2018 roku), umożliwiono pracodawcy wprowadzenie szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli nadzór jest niezbędny do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
- ochrony mienia (ze względu na brak doprecyzowania w Kodeksie pracy o czyje mienie chodzi, można w tym miejscu wyróżnić przykładowo mienie klientów pracodawcy, samego pracodawcy czy pracowników),
- kontroli produkcji,
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Powyższa nowelizacja przewidywała wyłączenie spod zakresu zastosowania monitoringu wizyjnego pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni lub pomieszczeń udostępnianych organizacji związkowej. Powyższe wyłącznie nie miało jednak zastosowania w sytuacjach, gdy monitoring w tych pomieszczeniach był niezbędny do realizacji celów określonych powyżej i nie naruszał godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Omawiana powyżej norma prawna została zmieniona ustawą z dnia 21 lutego 2019 roku o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako „Nowelizacja sektorowa”).
Ostatecznie w Nowelizacji sektorowej przesądzono, że bezwzględnie niedopuszczalny jest monitoring wizyjny pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. W uzasadnieniu do projektu ustawy sektorowej, jako cel nowelizacji wskazano wyeliminowanie prawdopodobieństwa naruszenia zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Ponadto, ewentualną dopuszczalność monitoringu pomieszczeń sanitarnych uzależniono od uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Powyższe nowelizacje skutkowały dwukrotną koniecznością dostosowywania treści obowiązujących
u pracodawców układów zbiorowych pracy lub regulaminów pracy na przestrzeni 1 roku.
W znowelizowanym Kodeksie pracy wprost określono czas przechowywania nagrań z monitoringu wizyjnego (3 miesiące), sytuacje, w których można ten okres przedłużyć (przypadki, w których nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu). Doprecyzowano również obowiązki informacyjne, jakie spoczywają na pracodawcy oraz termin, w jakim pracodawca powinien poinformować pracownika o wprowadzeniu monitoringu (nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem).
Praktyczne problemy związane z tematem monitoringu dostrzegł również sam Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który w czerwcu 2018 roku opublikował na swojej stronie internetowej wskazówki dotyczące monitoringu wizyjnego[2]. Do dnia 15 lipca 2018 roku trwały konsultacje społeczne przedmiotowych wytycznych, w czasie których każdy zainteresowany mógł przedstawić swoje sugestie, uwagi czy wskazać obszary wymagające, jego zdaniem, dokładniejszego wyjaśnienia. Po ich zakończeniu Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych podsumował, że tematyka monitoringu wizyjnego jest złożona, a wiele kwestii wciąż budzi wątpliwości, dlatego wymaga jeszcze dokładniejszego wyjaśnienia i zapowiedział uzupełnienie pierwotnej wersji wskazówek[3].
Zagadnieniem przysparzającym jeszcze więcej pytań niż monitoring wizyjny są inne formy monitoringu pracowników. Zgodnie bowiem z aktualną treścią art. 223 § 1 w zw. z art. 22 3§ 4 Kodeksu pracy jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić inne formy monitoringu niż monitoring poczty elektronicznej, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji wyżej wskazanych celów.
Podniosłym praktycznym problemem dla pracodawców jest m.in. przeprowadzanie przez nich badania mystery shopper (badanie tajemniczego klienta) względem swoich pracowników[4]. Wciąż nie jest jasne, czy takie działanie można traktować za inną formą monitoringu, o której mowa w art. 223 § 4 Kodeksu pracy, a głosy w doktrynie są w tej kwestii podzielone. Aktualnie przesądzone zostało jedynie, że prowadzenie monitoringu wizyjnego w celu nadzorowania jakości, efektywności pracy pracownika, czy jego dostępności przy miejscu pracy jest niedopuszczalne[5].
W przypadku uznania, że badanie tajemniczego klienta jest niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy, za podstawę przetwarzania danych osobowych przez pracodawców należałoby uznać art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 223 § 1 w zw. z art. 223 § 4 Kodeksu pracy. Na pracodawcy spoczywałoby wówczas spełnienie obowiązku informacyjnego w tym względzie oraz opisanie powyższej formy monitoringu w zakładowych źródłach prawa pracy.
W przypadku uznania, że cel przeprowadzenia badania mystery shopper przez pracodawcę nie mieści się w ramach wykładni celów, o których mowa w art. 223 § 1 Kodeksu pracy, konieczne będzie poszukiwanie innych podstawy prawnych dla przeprowadzania przez pracodawców badania tajemniczego klienta, takich jak zgoda pracownika lub prawnie uzasadniony interes pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO).
Przed nowelizacją sektorową wątpliwości w praktyce budziła dopuszczalność oraz zakres przetwarzania danych pracownika na podstawie wyrażonej przez niego zgody, z uwagi na nierówność stron stosunku pracy. Aktualnie mając na uwadze zmianę wprowadzoną w art. 22 1a Kodeksu pracy wskazać należy, że zgoda pracownika może stanowić podstawę do przetwarzania przez pracodawcę jego zwykłych danych osobowych. Pracodawca będzie mógł przetwarzać takie dane, zarówno z inicjatywy pracownika, jak i własnej.
Podsumowując, wskazać należy że pomimo upływu roku od rozpoczęcia obowiązywania RODO, wciąż temat monitoringu pracowników wywołuje wiele wątpliwości. Jedną z nich jest pytanie, czy badanie typu mystery shopper można uznać za inną formę monitoringu pracowniczego prowadzonego przez pracodawców. Ze względu na fakt, że jest to doniosły problem praktyczny w wielu branżach sektora prywatnego liczymy, że decydujące stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych w omawianej materii zostanie zaprezentowane w uzupełnionych przez Prezesa Urzędu wytycznych dotyczących monitoringu.
[1] 222 § 6 Kodeksu pracy: „Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy”.
[2] https://uodo.gov.pl/pl/138/354; Wersja 1, z dnia 15 czerwca 2018 roku.
[3] https://uodo.gov.pl/pl/138/435.
[4] Badanie mystery shopper polega przykładowo na wizycie osoby, działającej na zlecenie pracodawcy w jednej
z jego placówek, w której wciela się ona w rolę „tajemniczego klienta” celem dokonania zakupu. W trakcie badania tajemniczy klient zwraca uwagę m.in. na jakość obsługi świadczonej przez pracowników zleceniodawcy badania, sposób promowania przez nich produktów i usług pracodawcy. Badanie to ma celu między innymi zweryfikowanie zgodności postępowania pracowników zleceniodawcy badania, z przyjętymi przez niego standardami obsługi klienta, weryfikacji dostępności pracowników i sposobu wykorzystania przez nich czasu pracy.
[5] 1) Opinia Grupy Roboczej art. 29,2/2017 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy, przyjęta w dniu 8 czerwca 2017 roku – WP 249, strona 11, w której wskazano, że przykładem nielegalnego działania jest wykorzystywanie systemów, które zgodnie z prawem zainstalowano w celu ochrony mienia, do monitorowania dostępności i wyników pracowników oraz ich przyjaznego podejścia do klientów; 2) Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego; str. 19 – 20, w których wskazano, że w celach zapewnienia bezpieczeństwa pracowników oraz ochrony mienia wymienionych w art. 221 § 1 Kodeksu pracy nie mieści się stosowanie monitoringu wizyjnego, jako środka nadzoru nad jakością, efektywnością wykonywanej pracy, czy dostępnością pracownika przy miejscu pracy.
r.pr.Katarzyna Kulig
